Protégez et encadrez le traitement de vos données
En tant qu’acteur du secteur de l’immobilier, vous devez encadrer votre collecte et le traitement des données de vos collaborateurs et des utilisateurs.
Concernant les clients, pour le bon exercice des activités, un certain nombre de pièces justificatives sont nécessaires. Ces pièces justificatives sont des données personnelles voir sensibles. Collecter ces données étant nécessaire, il s’agit plutôt de bien définir la finalité de cette collecte et une durée de conservation. Une fois le contrat établi, vous devez vous interroger sur la nécessité de conserver l’intégralité des données. Si ces données n’étaient nécessaires que pour la bonne réalisation de la mise en relation, vous pouvez alors les archiver puis les supprimer. Si les données sont nécessaires durant tout l’exercice du contrat, vous pourrez alors les conserver. Il n’est donc pas question de ne pas collecter et traiter les données mais plutôt d’encadrer ces pratiques.
Ces données que vous collectez, quelles qu’elles soient, doivent être collectées avec le consentement de l’utilisateur et conservées de manière sécurisée. Avec la digitalisation du secteur de l’immobilier, de plus en plus de données transitent en version digitale. Recueillir le consentement et informer l’utilisateur de ses droits et de votre utilisation de ses données doit se faire avant la collecte et le consentement de l’utilisateur doit pouvoir être modifié à tout moment facilement par celui-ci. Si vous recueillez des données lors de rendez-vous physiques, vous devez informer le titulaire des données au même titre qu’en version digitale. Vous pouvez simplement mettre à disposition du titulaire votre politique de confidentialité en version web. Retrouvez gratuitement notre modèle personnalisable de politique de confidentialité à télécharger.
Mettre en place la conformité au RGPD peut sembler fastidieux notamment si vous gérez plusieurs agences ou plusieurs syndics mais s’équiper d’un logiciel de pilotage de votre conformité au RGPD est la solution la plus efficace et la plus collaborative.
Dans DLD RGPD, définissez les finalités de traitement et les durées de conservation facilement et communiquez avec vos collaborateurs. Vous aurez à votre disposition des traitements pré-paramétrés dédiés au secteur de l’immobilier qui faciliteront votre mise en conformité.
Retrouvez également des traitements pré-paramétrés pour la gestion de vos agences et de vos salariés. Vous pourrez inscrire vos mesures de sécurité ainsi que les traitements relatifs à l’activité salariale.
Protégez et sensibilisez vos collaborateurs
En tant qu’employeur, vous avez des obligations légales sur la protection des données de vos salariés. Vous collectez dans le cadre de vos recrutements et de vos exercices de gestion de vos salariés bon nombre de données. Celles-ci sont également soumises au respect du RGPD. Des traitements pré-paramétrés sont également fournis dans DLD RGPD afin de vous simplifier le processus de mise en conformité.
Afin de pérenniser votre conformité au RGPD, il est essentiel de former et sensibiliser vos collaborateurs à la protection des données afin d’éviter tout comportement déviant qui pourrait impacter votre conformité au RGPD (une fuite de données par exemple). Là encore, Data Legal Drive peut vous aider : DLD Learning vous permet d’accéder à une bibliothèque de modules en ligne, accessibles pour tous. Le logiciel DLD RPGD vous permet de piloter la formation de vos collaborateurs simplement et efficacement.
Vous pourrez également travailler en mode Privacy by Design et mener vos projets de A à Z en toute conformité au RGPD. En ancrant cette culture du Privacy by Design dans votre structure, vous pourrez pérenniser votre conformité au RGPD.
Prospectez en toute légalité
Les agents et syndicats peuvent être amenés à prospecter. La prospection commerciale doit être scrupuleusement encadrée afin de ne pas vous conduire à enfreindre le RGPD. La CNIL a fait de la prospection commerciale un de ses axes prioritaires pour l’année 2022 et a même mis en place une série de mesures portant sur la prospection commerciale dans certains secteurs. Il est donc primordial de mettre en place des processus clairs et définis afin de ne pas commettre d’erreur.
Téléchargez notre guide pour une prospection commerciale RGPD friendly !
Ne voyez plus le RGPD comme une contrainte mais comme un avantage concurrentiel
Se mettre en conformité au RGPD ne doit plus être vu comme une contrainte mais comme un avantage concurrentiel. Les titulaires de données sont de plus en plus vigilants à l’utilisation que sont faites de leurs données. Par conséquent, votre discours sera rassurant si vous êtes en conformité au RGPD et que vous êtes transparent sur votre conformité.
