Vous avez fait votre cartographie des risques et mis en place un dispositif d’alerte. Vous avez passé d’innombrables heures à rédiger un code de conduite qui décrit clairement ce qui est et n’est pas un comportement approprié. Vous en avez même fourni une copie à chaque employé.
Vous avez fait tout ce que vous pouviez, n’est-ce pas ? Probablement pas.
L’engagement de l’instante dirigeante, le code de conduite, la cartographie des risques à jour, la procédure d’évaluation des tiers, sont autant de mesures indispensables à un programme de conformité. Elles seules n’éviteront malheureusement pas l’erreur humaine. La sensibilisation des employés est clé pour un programme de lutte contre la corruption robuste.
Définir des objectifs clairs
- Développer une culture de conformité : la sensibilisation de l’ensemble des équipes permettra de créer une culture de conformité durable, renforçant votre marque, vos valeurs, en faisant adhérer l’ensemble de votre organisation à vos politiques, procédures et directives.
- Coresponsabiliser les équipes : former l’ensemble des collaborateur⸱trice⸱s leurs permettra de mieux appréhender les enjeux. Le respect des politiques & procédures viendra alors naturellement, sans contrainte.
- Créer de la valeur : le ROI n’est pas toujours perceptible et pourtant il est bien là. La sensibilisation de l’ensemble des équipes limitera les situations à risques et par conséquent les retombées néfastes pour l’organisation (amendes, mauvaise presse, perte de confiance des parties prenantes, etc…).
Les écueils à éviter
Se dire que le code de conduite parle de lui-même
Il importe peu que le code de conduite et les procédures associées soient bien conçus et bien pensés, si vos employés ne les lisent ou ne les comprennent pas. La seule façon d’encourager un comportement éthique approprié au sein de votre organisation est de recourir à des formations et sensibilisations régulières.
Se limiter au strict nécessaire
Pour certains Compliance Officers, il s’agit avant tout de cocher la case « dispositif de formation destiné aux cadres et aux personnels les plus exposés aux risques de corruption et de trafic d’influence ».
Certes, dans un premier temps, la cartographie des risques de corruption vous permettra d’identifier les personnes les plus exposées et, par conséquent, à former en priorité. Il est cependant important que vous formiez tous les membres de votre organisation : le PDG, le comité de direction, les managers ainsi que l’ensemble des employés. Finalement peu importe le niveau hiérarchique de l’employé, son statut, son degré d’exposition au risque compte tenu de ses fonctions. Tous devraient être sensibilisés.
Trop de théorie, pas assez de pratique
Pour d’autres Compliance Officer, il s’agit d’accompagner une prise de conscience : qu’est-ce que la corruption, quels sont les enjeux tant pour l’organisation que pour l’ensemble de la société. L’objectif est noble mais souvent trop théorique, les collaborateurs ayant besoin avant tout de comprendre le lien avec leur quotidien opérationnel. Il n’est donc pas suffisant de former vos employés sur ce qui constitue un comportement non éthique.
Apprenez à vos employés à identifier les situations à risques à l’aide de scénarii réels, d’études de cas, de conseils spécifiques à leur fonction. Par exemple :
- La notion de corruption : explorez les différents types de corruption et testez la réaction des employés lorsqu’ils sont confrontés à la corruption.
- L’évaluation des tiers : aider vos équipes à décoder les risques liés aux tiers avec lesquels iels entretiennent des relations d’affaires et à repérer les signaux d’alerte. Ainsi, pour les acheteurs / approvisionneurs, abordez ce sujet autour de cas pratiques liés à des fournisseurs et sous-traitants. Echangez échangez avec eux. Cela sera très instructif pour tous (les sessions de formations permettent fréquemment d’affiner la cartographie des risques). Arrive-t-il qu’un client impose un fournisseur ? Comment réagir en cas de conflit d’intérêts ? Pour les commerciaux, il sera nécessaire de les sensibiliser aux risques liés aux intermédiaires et apporteurs d’affaires. De les aider à appréhender les risques pays / activités.
- Conflit d’intérêts : explorez la notion de conflit d’intérêts, le lien entre les missions professionnelles et les activités personnelles. En présentant des exemples simples et concrets, en proposant des mises en situation, vous apprendrez aux collaborateurs à identifier un conflit d’intérêts et évaluer les risques.
Un support de formation unique et figé
Le contenu de vos supports de formation/sensibilisation doit être adapté au contexte de votre organisation et au profil des personnes à former. Pensez à l’actualiser régulièrement, suivant l’évolution de la cartographie des risques, de l’actualité et de la réalité opérationnelle.
Un contenu trop complexe
Le cadre réglementaire international et national de lutte contre la corruption est particulièrement complexe pour un public non averti, c’est un fait. Trop peu de Compliance Officers réalisent que c’est le plus souvent parce que la règle de droit est mal exprimée, difficilement accessible ou compréhensible qu’elle n’est pas appliquée ou rapidement oubliée. Rendre le sujet plus accessible (voire plus ‘fun’) pour les collaborateurs est un défi qui vaut la peine d’être relevé.
Pour apporter un peu de fraicheur et de modernité à vos formations, et surtout pour les rendre intelligibles, n’hésitez pas à avoir recours au Legal Design. Des contenus novateurs susciteront et maintiendront l’intérêt des employés tout en leur donnant l’occasion de s’exercer à respecter le code de conduite.
Exemples de contenu novateur :
- Les BD peuvent être un excellent moyen de sensibiliser vos équipes. Elles peuvent également aider à susciter le débat. Tips : elles sont faciles à produire sur PPT !
- Les podcasts, qui peuvent être écoutés sur la route ou dans les transports, peuvent être d’excellents vecteurs de sensibilisation. Des sujets courts, concrets, présentés par l’équipe compliance.
- Les infographies, plus classiques, elles sont pourtant peu utilisées par les départements juridiques et conformités. Les infographies sont facilement réalisables et ont un fort impact visuel. Elles peuvent, souvent sur un format d’une page, présenter un sujet (règles concernant les cadeaux & invitations, les différents types de corruption, pourquoi l’évaluation des tiers, etc…).
Finalement, réussir la sensibilisation de l’ensemble des employés, c’est expliquer un concept complexe avec des mots simples. Essayez !
