Fonctionnalités de Data Legal Drive
Donnez à votre DPO l’outil idéal pour piloter la mise en conformité RGPD
Suivi des contrats
Cartographie des traitements
Data Legal Drive permet de manière simple, rapide et intuitive au DPO et à toute personne concernée par la gouvernance des données de :
- répertorier les traitements de données personnelles que l’entreprise met en oeuvre en qualité de responsable de traitement et en qualité de sous-traitante ;
- décrire chacun des traitements conformément à l’article 30 du RGPD ;
- suivre de manière collaborative l’état d’avancement de chaque cartographie de traitements :
- intégrer les cartographies de traitements réalisées sous Excel via un module de transfert rapide et sécurisé.
Registre des traitements
Constituez progressivement un registre des traitements de l’entreprise conforme à l’article 30 du RGPD :
- en classant les traitements selon la qualification de l’entreprise, les domaines et les Directions concernées ;
- en dupliquant simplement puis en ajustant les traitements qui sont communs à plusieurs Directions ou à plusieurs entités d’un groupe ;
- en donnant une vue globale du registre afin de déceler les incohérences et les informations manquantes.
Lorsque la description des traitements de l’entreprise a déjà été réalisée sous Excel, un module de transfert permet l’intégration rapide et sécurisée des données dans la plateforme Data Legal Drive.
Diagnostic juridique, organisationnel et technique
Accédez à un ensemble de questionnaires interactifs et exclusifs permettant, pour les aspects juridiques, organisationnels et techniques :
- d’identifier ce qui a été fait, ce qui est en cours et ce qui doit être mis en œuvre pour être conforme au RGPD ;
- de centraliser lors du diagnostic tous les documents participants à la gouvernance de l’entreprise ;
- de lister les aspects de la mise en conformité qui n’ont pas encore été pris en compte ou ne sont pas compris par les équipes en charge.
Pilotage de la gouvernance
Data Legal Drive offre au DPO ou à toute personne concernée par la gouvernance des données un outil de pilotage de la gouvernance RGPD permettant de :
- créer des actions précises relatives à la mise en conformité de l’entreprise, les affecter et définir leurs échéances et leur importance ;
- répertorier l’ensemble des actions réalisées, en cours et à réaliser ;
- disposer à tout moment d’un instrument de diagnostic de l’état de conformité au RGPD de l’entreprise.
Gestion des demandes des personnes concernées
Enregistrez et gérez facilement toutes les demandes effectuées par une personne concernée :
- en créant une fiche centralisant notamment l’identité de la personne concernée, la justification de son identité, la nature de la demande (demande d’accès, d’effacement, de limitation, d’opposition, de rectification, etc.) et l’échéance pour la réponse ;
- en téléchargeant la demande de la personne concernée ainsi que la réponse éventuelle apportée par le responsable du traitement ;
- en affectant au service compétent de l’entreprise le soin de traiter chaque demande ;
- en suivant et répertoriant dans un tableau de bord l’ensemble des demandes en attente, en cours et clôturées.
Gestions des violations de données personnelles
Enregistrez et gérez les violations de données personnelles identifiées en interne ou déclarées par les sous-traitants :
- en créant une fiche centralisant notamment la nature de la violation, les catégories de données concernées, le nombre approximatif d’enregistrement de ces données, la description des conséquences probables de la violation et la description des mesures prises ou envisagées ;
- en identifiant si cette violation constitue un risque pour les droits et libertés des personnes physiques justifiant une notification à la CNIL, voir un risque élevé justifiant une notification aux personnes concernées ;
- en téléchargeant les documents relatifs à la violation et aux mesures prises ;
- en suivant et répertoriant dans un tableau de bord l’ensemble des violations de données personnelles traitées par l’entreprise.
Gestion de l’accountability
Rassemblez dans une même plateforme la documentation juridique, organisationnelle et technique démontrant la conformité de l’entreprise au RGPD afin que :
- toutes les Directions de l’entreprise, en fonction des profils attribués à chaque utilisateur, puissent partager des documents à jour et d’échanger sur les bonnes pratiques internes relatives à la protection des données personnelles ;
- l’entreprise remplisse son obligation d’accountability, en étant en mesure de justifier à tout moment et de manière documentée de son respect des principes et obligations du RGPD.
Suivi des contrats
Lorsque le volume des documents contractuels le nécessite, un outil de suivi vous est proposé afin de :
- lister les contrats, les avenants et les déclarations de conformité qui doivent être formalisés et envoyés ;
- identifier à qui ils ont été adressés, à quelle date et dans quelles versions ;
- suivre l’état d’acceptation et de discussion de ces documents ;
- faciliter la gestion des relances et des négociations.
Suivi de la formation
Quel que soit le nombre de personnes à former, bénéficiez d’un outil de suivi des formations dispensées aux collaborateurs de l’entreprise (salariés, stagiaires, intérimaires, partenaires …), afin de :
- pouvoir répertorier qui a été formé, à quelle date, avec quel support ou méthode ;
- identifier les collaborateurs de l’entreprise ayant réussi ou échoué aux formations ;
- pouvoir faire état auprès des clients du niveau de sensibilisation / formation du personnel aux nouvelles règles du RGPD ;
- pouvoir justifier auprès des autorités de la formation interne du personnel et de sa sensibilisation à la protection des données personnelles.
Modèles de clauses & contrats
Accédez à un grand nombre de modèles de contrats, clauses et mentions légales, rédigées (en français et en anglais) par les avocats du Cabinet Staub & Associés, afin de mettre en conformité :
- les contrats avec les clients, les fournisseurs et les salariés ;
- les mentions d’information, politique de confidentialité et politique de cookies des sites web et applications ;
- les formulaires de collectes de données personnelles (pour les cartes d’adhérents, les jeux concours, les inscriptions en ligne, etc.).
Info et textes juridiques
Accédez à une base documentaire et une veille juridique permanente, réalisées par les avocats du Cabinet
- toute l’actualité juridique sur le RGPD, les futurs règlements e-Privacy et e-Evidence, la jurisprudence française et communautaire, les avis de la CNIL ou du G29 ;
- tous les textes, classés et parfois commentés, en rapport avec les données personnelles (articles et considérants du RGPD, Loi Informatique et Libertés, Loi pour une République Numérique, Loi de Programmation militaire…).
Chat d’accompagnement technique et juridique
Posez toutes questions techniques ou juridiques pour la prise en main et l’utilisation de la plateforme grâce à un chat live :
- Les questions techniques relatives à l’utilisation de la plateforme, la gestion des accès, des profils et des mots de passe sont traitées par les techniciens de la société POCKET RESULT, qui développe et gère l’hébergement de la plateforme ;
- Les questions juridiques de prise en main, de définition des concepts et de saisie des différentes pages et questionnaires de la plateforme sont traitées par les juristes du Cabinet STAUB & ASSOCIES.
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