Les erreurs courantes à éviter en matière de conformité au RGPD
Entré en application en 2018, le Règlement Général sur la Protection des Données représente un cadre législatif fondamental pour la protection des données à caractère personnel en Europe. Toutefois, malgré une sensibilisation accrue, de nombreuses entreprises continuent de commettre des erreurs dans la mise en œuvre de leurs obligations en matière de conformité au RGPD.
Découvrez dans cet article les 8 erreurs les plus courantes rencontrées par nos experts consultants RGPD à ne pas commettre pour garantir la protection des données et éviter des sanctions sévères.
1. Négliger la nomination d’un DPO
Le RGPD impose à certaines organisations de désigner un Délégué à la protection des données, aussi appelé Data Protection Officer. Celles-ci incluent les organismes publics et les entreprises qui traitent des données sensibles ou à grande échelle. Négliger cette obligation peut non seulement conduire à des sanctions, mais également entraver la capacité de l’organisation à surveiller efficacement la conformité aux exigences du RGPD.
2. Absence de documentation adéquate
Une documentation complète et à jour est essentielle pour démontrer la conformité au RGPD. Cela inclut entre autres le registre des activités de traitement, les politiques de confidentialité, et les preuves des consentements recueillis, etc.
L’absence de cette documentation peut non seulement rendre complexe la démonstration de la conformité lors d’un audit, mais aussi aggraver les sanctions en cas de violation.
3. Recueillir des données personnelles sans base légale appropriée
Le RGPD introduit six bases légales pour le traitement des données personnelles, dont le consentement, l’exécution d’un contrat, et l’obligation légale.
Utiliser une base légale inappropriée ou ne pas en spécifier du tout peut remettre en cause la validité du traitement des données et conduire à des sanctions. Il est ainsi important d’identifier et de documenter la base légale pertinente pour chaque traitement de données effectué par le Responsable du Traitement.
4. Manquer de transparence envers les individus
Les entreprises doivent être transparentes sur la manière dont elles collectent, utilisent, et protègent les données personnelles. Cela implique de fournir des mentions d’informations claires et compréhensibles et de garantir que les droits des personnes, tels que le droit d’accès, de rectification, de suppression ou bien encore que le droit à la portabilité, sont respectés. Une communication insuffisante ou complexe peut non seulement nuire à la confiance des utilisateurs, mais aussi constituer une violation du RGPD.
5. Ignorer les principes de minimisation des données
Le RGPD impose le principe de minimisation des données, c’est-à-dire ne collecter que les données strictement nécessaires à la finalité du traitement. Collecter des données de manière excessive ou non pertinente expose l’organisation à des risques accrus en cas de violation et est contraire aux exigences de la réglementation.
6. Ne pas sécuriser adéquatement les données personnelles
La sécurité des données est un pilier central du RGPD. Les entreprises doivent mettre en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données contre les pertes, les destructions, les altérations ou les accès non autorisés. Négliger cet aspect peut entraîner des violations de données majeures, des pertes financières et des atteintes à la réputation.
7. Oublier d’informer et de former les employés
Les employés jouent un rôle important dans la protection des données personnelles traitées et collectées par l’organisation. Il est essentiel de les informer et de les former régulièrement sur les principes du RGPD, les politiques internes et les bonnes pratiques. Une formation insuffisante ou inadéquate peut conduire à des erreurs humaines, augmentant le risque de violation de données.
8. Ne pas répondre aux demandes des personnes en temps opportun
Comme vu dans le point 4, le RGPD accorde aux individus plusieurs droits, dont le droit d’accès, de rectification, d’effacement, et de portabilité de leurs données. Les entreprises doivent répondre à ces demandes dans un délai d’un mois sauf exception. Ignorer ou retarder ces réponses peut entraîner des plaintes auprès des autorités de contrôle de la protection des données et des sanctions, comme la CNIL en France.
