Depuis la mise en application du RGPD en 2018, toutes les entreprises et organisations publiques doivent veiller au respect et à la gouvernance des données personnelles qu’ils traitent. Ainsi, DPO (Data Protection Officers), directeurs juridiques, RSSI (Responsable de la Sécurité des Systèmes d’Information) et autres fonctions concernées, choisissent de s’équiper d’un logiciel de gestion de la conformité au RGPD.
Alors, comment choisir un outil de pilotage de la conformité RGPD qui correspond à ses besoins et quels sont les critères les plus importants pour faire son choix ?
Après avoir accumulé les retours de nombreux clients, Data Legal Drive vous révèle cette liste des 7 critères pour choisir son logiciel de conformité RGPD.
1. Héberger les données en France !
En tête du classement, les DPO, juristes et autres acteurs des données personnelles, sélectionnent un logiciel de conformité RGPD qui héberge les données en France. Depuis le brexit en 2021 du Royaume Uni, l’invalidation du Privacy Shield conjugué au risque réel d’ingérence du gouvernement américain via le Cloud Act, les entreprises et les administrations favorisent de plus en plus l’hébergement de leurs données en France ou en Europe.
L’importance de la souveraineté numérique s’exprime aussi dans le choix de solutions de conformité au RGPD où notamment la cartographie des données propre à chaque organisation est un élément stratégique de la gestion du risque et par conséquent confidentiel.
Rassurant pour eux comme pour leurs propres clients, fournisseurs, partenaires et salariés, cette réponse va donc de pair avec le choix d’une solution de conformité française sécurisée et soumise à un audit de sécurité réalisé par un prestataire agréé par l’ANSSI.
2. Gagner du temps en industrialisant sa conformité RGPD
C’est avant tout pour simplifier, rendre efficaces et efficientes leurs démarches quotidiennes que les DPO souscrivent à un logiciel RGPD. Les Data Protection Officers ont ainsi une vue globale de leurs actions de conformité, peuvent suivre facilement leur avancement et ont surtout la possibilité de centraliser toutes les actions menées par les parties prenantes de l’entreprise : équipes RH, marketing, services clients, commerciales, IT etc. pourront ainsi de manière intuitive et collaborative, remonter les informations nécessaires au DPO (nouveaux traitements, mise à jour de traitements existants, exercices de droits, violations de données, etc.) et à l’inverse avoir accès aux éléments que le DPO souhaite diffuser au sein de l’organisation (sensibilisation, réalisation de contrôle et d’audits, etc.).
L’utilisation d’un outil de conformité RGPD leur permet donc de suivre de bout en bout les flux de données personnelles au sein de l’organisation, d’industrialiser les tâches répétitives, d’automatiser les actions et donc, finalement, de gagner un temps précieux.
Chez Data Legal Drive, notre conviction est que le juriste, DPO ou RSSI puisse grâce à notre solution RGPD :
- Accompagner de manière réactive les changements de comportements autour de la data au sein de l’organisation ;
- Se concentrer sur ce qui fait sa véritable valeur ajoutée : une bonne connaissance du cycle de vie des données personnelles au service d’une anticipation et d’une bonne gestion des risques.
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3. Justifier et prouver facilement sa conformité
A tout moment, DPO, juristes, et autres acteurs des données personnelles doivent être en mesure de démontrer rapidement leur conformité au RGPD (principe d’Accountability). Une contrainte parfois anxiogène pour ces professionnels de la protection des données qui s’orienteront donc vers un logiciel RGPD capable d’extraire en toute simplicité les informations souhaitées.
Une solution RGPD spécialisée permettra de faciliter cette démarche puisque tous les éléments sont centralisés en un même endroit. Il est également possible de justifier de ses actions en accédant à l’historique et, ainsi, de justifier de l’évolution de sa conformité et des choix réalisés.
4. Accéder à des milliers de ressources métier et contenus juridiques
Les DPO ont choisi de s’adosser à une solution RGPD afin de consulter quotidiennement des contenus d’excellence, qu’il s’agisse de l’actualité en lien avec la règlementation, de la veille ou de la documentation juridique. Ils apprécient les nombreux contenus qui sont directement et quotidiennement intégrés à la plateforme. Selon eux, ces ressources sont primordiales pour trouver facilement et rapidement toutes les réponses aux questions juridiques, techniques et organisationnelles qu’ils se posent autour de la conformité au RGPD.
Data Legal Drive donne accès à des contenus uniques provenant des plus grands éditeurs tels que Dalloz ou Editions Législatives.Data Legal Drive propose également aux DPO de suivre des événements orientés métiers et animés par des experts juridiques en la matière.
Ces différentes ressources permettent de rester informé de l’actualité et de maintenir ses connaissances à jour.
5. Obtenir un accompagnement personnalisé
Bien qu’il s’agisse d’une plateforme numérique, les DPO sont très attachés à leurs échanges avec les équipes support qui les accompagnent et répondent à toutes leurs questions par téléphone ou en passant par un chat en live directement et facilement accessible sur le logiciel.
De la prise en main de l’outil au suivi personnalisé, les DPO estiment qu’il est important de choisir un logiciel soutenu par une équipe humaine dont la priorité est de comprendre rapidement leurs besoins, identifier leurs problématiques et trouver des solutions efficaces.
Pour compléter la partie technique, il est important de s’intéresser aux professionnels qui se cachent derrière l’outil de conformité RGPD afin de connaître leurs motivations, les projets en développement et de mesurer le degré d’agilité des équipes.
6. Choisir selon ses besoins, pas seulement en fonction de l’offre
Il est toujours très facile de choisir un logiciel de conformité RGPD en fonction de l’offre. Les DPO qui nous ont donné leur avis n’ont pas mis ce critère en tête du classement puisque, selon eux, il est indispensable de lister ses besoins et de rédiger son cahier des charges afin d’identifier le prestataire le plus à même de proposer une réponse adaptée. Indispensable donc de lister tous ses besoins puis préparer des questions à adresser à l’éditeur de logiciel.
Attention toutefois il faudra prioriser ses besoins pour classer les logiciels et trouver le meilleur, celui qui sera capable – par exemple – de vous proposer des évolutions logicielles rapides.
7. Vérifier les informations : aucun outil de conformité RGPD ne peut être certifié
Il existe de nombreux logiciels de pilotage de conformité RGPD sur le marché. Certains des acteurs se targuent d’avoir une certification mais sachez que la CNIL n’a, à ce jour, certifié aucun logiciel. Cependant, chez Data Legal Drive, nous nous efforçons d’être au plus proche des exigences de la CNIL lors d’un contrôle.
En revanche, le logiciel Data Legal Drive est reconnu dans le milieu des LegalTech : nous avons été primé Meilleure Solution SaaS Eurocloud 2021, Meilleure Legaltech 2021, Legaltech Mise en conformité RGPD du Sommet du Droit en Entreprise et nous avons (pour la seconde fois consécutive) intégré le Baromètre des Legaltechs françaises de Madyness.
