Comment et pourquoi sensibiliser vos collaborateurs au RGPD
La sensibilisation des collaborateurs est un élément primordial de toute stratégie de conformité. Les lois et règlementations en matière de données à caractère personnel ne cessent de se renforcer et deviennent de plus en plus complexes. Pour atteindre un niveau de conformité suffisant, il est essentiel de faire de chaque collaborateur un acteur conscient et responsable. En matière de protection des données à caractère personnel, les collaborateurs ont une mission à accomplir et chaque collaborateur a un rôle spécifique à jouer.
Ainsi, pour mener à bien sa conformité, il ne faut pas considérer que la responsabilité est celle d’une seule personne, ou d’un seul service, ou encore d’un seul département. Il s’agit plutôt d’une responsabilité partagée de l’ensemble de l’organisation, et chaque collaborateur doit y contribuer en suivant les bonnes pratiques et en adoptant la meilleure attitude à même de garantir une protection des données optimale.
Quelle obligation ?
La sensibilisation des collaborateurs fait partie du programme de conformité au Règlement Général sur la Protection des Données. L’article 391 dudit texte qui régit les missions à la charge du Délégué à la Protection des Données, précise que la sensibilisation et la formation du personnel participant aux opérations de traitement des données doivent être contrôlées par ce dernier. Il s’agit d’une condition essentielle pour assurer la protection des données personnelles collectées & traitées et l’absence de sensibilisation des collaborateurs peut être lourdement sanctionnée.
Cette obligation ne se limite toutefois pas à la simple sensibilisation. Une formation approfondie est nécessaire le plus souvent. Cela signifie qu’il faut développer des compétences et connaissances précises dans le domaine de la protection des données personnelles (traitements, droits & libertés des personnes concernées sur leurs données, bases légales, finalités, conservation des données …), et surtout accroître la prise de conscience des collaborateurs.
Ceux-ci sont le plus souvent en première ligne pour collecter et traiter les données personnelles des personnes concernées. Leur compréhension des enjeux de la règlementation, leur engagement et leurs actions sont donc essentiels pour garantir la conformité des pratiques. En les impliquant activement, nous faisons d’eux de véritables gardiens de l’éthique et de la conformité et nous les rendons de plus en plus conscients de la nécessité de défendre et de respecter les règles en vigueur.
Quels bénéfices pour l’entreprise ?
Investir dans la sensibilisation et l’engagement des équipes est bien plus qu’une simple obligation, c’est un choix stratégique qui influence directement la réussite de l’entreprise à long terme. La sensibilisation offre en effet de nombreux bénéfices à l’entreprise et permet :
- De créer une culture d’entreprise axée sur l’éthique: en fournissant aux collaborateurs les connaissances et les outils nécessaires pour comprendre et respecter les règles, vous favorisez un environnement où l’intégrité et la responsabilité sont valorisées. Cela crée une dynamique positive où chaque collaborateur se sent investi d’un rôle essentiel dans la préservation de la réputation et des valeurs de l’entreprise
- De conserver une conformité effective et active à la règlementation: en sensibilisant les collaborateurs aux enjeux spécifiques liés au secteur d’activité, l’entreprise se protège des conséquences néfastes que peuvent entraîner les manquements aux exigences légales et ceci permet de minimiser les risques juridiques et financiers, ce qui peut se traduire par des économies substantielles
- D’éviter les violations de données: la sensibilisation des collaborateurs joue un rôle essentiel dans la prévention des atteintes à la protection des données. En leur fournissant les connaissances nécessaires pour reconnaître et signaler les comportements non conformes, l’entreprise renforce sa capacité à anticiper et à prévenir de tels incidents. Cela garantit la sécurité des données (potentiellement des données sensibles) et protège l’entreprise de sanctions & condamnation pénales potentiellement coûteuses en cas de contrôle de l’autorité de contrôle (la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés, ou CNIL, en France)
- De rassurer les partenaires et clients: en affichant son engagement envers les pratiques éthiques et conformes, l’entreprise gagne la confiance de ses clients et partenaires commerciaux (sous-traitants, partenaires …). Ceci renforce son positionnement sur le marché, attire de nouveaux clients, et crée un avantage concurrentiel durable.
- D’éviter de porter atteinte à la réputation de l’entreprise: les scandales liés à la non-conformité peuvent causer des dommages considérables à l’image de l’entreprise. La sensibilisation des collaborateurs permet ainsi d’éviter de porter atteinte à la réputation de l’entreprise, d’améliorer son image de marque, et de renforcer son positionnement sur le marché. Ceci permet d’attirer de nouveaux clients et crée par conséquent un avantage concurrentiel durable.
En investissant dans la sensibilisation des collaborateurs, l’entreprise investit dans son avenir, et dans son succès à long terme. Il faut dès lors saisir ces opportunités et explorer des stratégies innovantes de sensibilisation et d’engagement des collaborateurs. La démarche à adopter dépend toutefois largement des besoins de l’entreprise, de sa taille, de son organisation et de son secteur d’activité. Il est donc nécessaire pour assurer le bon respect de l’ensemble des obligations que la démarche adoptée tienne compte de ces réalités spécifiques, et qu’elle puisse permettre une implication active des collaborateurs.
