Depuis son entrée en vigueur, le Règlement Général sur la Protection des Données a marqué une étape importante dans la manière dont les données sont collectées et traitées. Parmi les dispositifs introduits par le texte visant à renforcer la protection des données à caractère personnel, le code de conduite approuvé se positionne comme un outil puissant pour favoriser la conformité des organismes et assurer un traitement de données à caractère personnel conforme. Il joue ainsi un rôle crucial dans la protection des données personnelles et la promotion d’une culture de respect & de protection de la vie privée au sein des organisations.
Qu’est-ce qu’un code de conduite RGPD
Le code de conduite au sens du RGPD constitue un ensemble de règles volontaires qui permettent aux acteurs impliqués dans le traitement de données personnelles de s’engager à respecter les normes de protection des données, et à se conformer aux dispositions relatives à un secteur spécifique ou à des traitements particuliers.
Le code de conduite ne constitue pas simplement une reformulation du RGPD, et est plus qu’un simple document d’orientation. Il a pour objectif de rendre effective l’application de la règlementation, et permet aux organismes de s’assurer qu’ils suivent les meilleures pratiques en la matière.
Comment mettre en place un code de conduite ?
Les codes de conduite sont en général mis en place et gérés par une association ou un organisme représentant un secteur spécifique (ou une catégorie de responsables de traitement ou de sous-traitants), disposant d’une expertise et de connaissances spécialisées sur la protection des données dans le secteur concerné.
Le processus d’élaboration d’un code de conduite s’étale en général sur plusieurs mois, et il est conseillé de prendre contact avec l’autorité de protection des données à un stade précoce afin de s’assurer que la structure et le périmètre du code sont définis en conformité avec les règles applicables. Cet accompagnement de l’autorité de contrôle (la CNIL en France) est essentiel, car permettant d’augmenter les chances que le code soit approuvé avec succès.
Durant la phase d’instruction d’un projet de code de conduite, des échanges ont en général lieu entre l’autorité sollicité et le porteur du code, pouvant impliquer un certain nombre de modifications dans le but de satisfaire aux exigences applicables et d’aboutir aux meilleures garanties.
Que doit contenir votre code de conduite ?
Pour garantir son approbation, le code de conduite doit respecter un certain nombre d’exigences et doit notamment :
- Contenir des réponses aux questions susceptibles de se poser dans un secteur particulier en matière de protection des données (données sensibles, finalités spécifiques …)
- Faciliter la compréhension et l’application du RGPD
- Définir des mesures opérationnelles et des solutions concrètes pour permettre aux adhérents de respecter le RGPD (Analyse d’impact, mesures techniques & organisationnelles pour assurer la sécurité des données …)
- Prévoir des garanties pour limiter les risques relatifs aux traitements de données personnelles par les professionnels du secteur
- Prévoir des mécanismes de contrôle de la bonne application de ses dispositions par les adhérents
- Présenter ses objectifs, son champ d’application et comment il facilitera le respect du RGPD
- Démontrer la représentativité de son porteur
- Définir son champ d’application matériel et territorial
- Préciser s’il est à portée nationale ou européenne
- Désigner l’autorité de contrôle compétente
- Nommer l’organisme en charge du contrôle régulier de sa bonne application
Pourquoi mettre en place un code de conduite ?
- Les organisations qui adhèrent à un code de conduite approuvé bénéficient d’un cadre de conformité clair et spécifique à leur secteur d’activité. Cela simplifie le processus de mise en conformité avec le RGPD, qui peut parfois être complexe et exigeant
- En adhérant à un code de conduite, les organismes mettent en avant leur conformité et leur engagement dans la protection des données personnelles, ce qui peut rassurer les clients et les partenaires commerciaux
- Les codes de conduite sont spécifiques à chaque secteur ou groupe d’acteurs, ce qui signifie qu’ils peuvent être adaptés aux particularités et aux défis spécifiques auxquels chaque secteur est confronté. Cela permet une meilleure prise en compte des contraintes opérationnelles tout en maintenant un niveau élevé de protection des données et des droits et libertés des personnes concernées
