Les défis du RGPD : Comment les surmonter efficacement
Depuis son entrée en application le 25 mai 2018, le Règlement Général sur la Protection des Données a redéfini le paysage de la protection des données personnelles en Europe et dans le monde.
Ce règlement européen ambitieux vise à renforcer les droits des individus et à harmoniser les règles au sein de l’Union européenne. Cependant, le RGPD pose des défis significatifs aux entreprises qui se voient contraintes de s’y conformer.
Découvrez dans cet article quels sont ces enjeux et ces défis RGPD, ainsi que les conseils de nos experts consultants RGPD afin d’y répondre efficacement !
1. Compréhension et mise en œuvre des obligations légales
Le RGPD impose un cadre complexe et technique en matière de protection des données, ce qui rend difficile pour certaines entreprises de comprendre pleinement leurs obligations. La mise en place de processus conformes peut être coûteuse et exigeante, en particulier pour les petites et moyennes entreprises (PME).
Et pour rajouter une couche de complexité, la mise en conformité d’une entreprise ne concerne pas uniquement son département juridique et ses activités.
De la mise en conformité du site web, à la gestion des différents contrats en passant par les processus de prospection commerciale, le RGPD implique toute l’entreprise. Il est donc nécessaire d’embarquer l’ensemble des équipes afin de mettre en place un processus de conformité efficace, et ce, peu importe leur domaine d’expertise. Une tâche complexe donc, tant les spécificités et les prérequis du RGPD peuvent sembler obscurs de prime abord à des personnes de formation non-juridique.
Conseil de l’expert
- Formez vos collaborateurs : Organisez des formations adaptées à vos employés afin de les sensibiliser aux principes du RGPD. Parmi les notions importantes à traiter en priorité, pensez à la minimisation des données, à la transparence, à la conservation des données ainsi qu’à la sécurité.
- Nommez un DPO : Un Délégué à la Protection des Données personnelles peut guider votre entreprise dans la compréhension et l’application du règlement.
- Appuyez-vous sur des outils : Utilisez des outils de gestion de la conformité pour digitaliser certaines tâches, comme la tenue d’un registre des activités de traitement.
2. Gestion des droits des personnes concernées
Les individus disposent de droits renforcés, tels que le droit d’accès, de rectification, à l’oubli et à la portabilité des données. Les entreprises doivent être prêtes à répondre à ces demandes dans les délais impartis.
Cela représente un défi de taille pour les entreprises, contraintes de concevoir un processus performant afin de satisfaire les exigences des autorités de protection des données. L’enjeu dépasse largement le simple risque financier : l’impact sur l’image d’une entreprise ne possédant pas un système solide pour gérer les demandes peut être dévastateur. Une telle entreprise perdrait inévitablement la confiance de ses clients, partenaires et prospects.
Conseils de l’expert
- Créez des processus standardisés : Développez des procédures claires pour traiter les demandes des individus.
- Mettez en place un système de suivi : Utilisez un système de gestion des demandes pour assurer un traitement rapide et conforme.
- Informez les parties prenantes : Communiquez clairement avec les clients et les employés sur leurs droits et sur les étapes pour les exercer.
3. Cybersécurité et gestion des violations de données
Les violations de données personnelles sont une préoccupation majeure à l’ère du digital. Les entreprises doivent non seulement les prévenir, mais aussi notifier les autorités et les individus concernés par l’incident.
La question des violations et de la cybersécurité revêt une importance cruciale, car tout manquement à ces obligations peut entraîner de sévères sanctions. Au-delà des amendes, qui peuvent s’élever à 20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d’affaires annuel mondial, les répercussions sur la réputation de l’entreprise sont considérables.
Face à des attaques toujours plus sophistiquées et difficiles à prévoir, la cybersécurité s’impose comme un enjeu sociétal majeur, de plus en plus complexe à appréhender.
Conseils de l’expert
- Renforcez la sécurité : Adoptez des mesures techniques et organisationnelles, comme le chiffrement des données et des audits réguliers.
- Planifiez en amont : Élaborez un plan de gestion des incidents pour réagir rapidement en cas de violation.
- Sensibilisez les employés : Formez les équipes sur les bonnes pratiques en matière de cybersécurité et sur les étapes à suivre en cas de suspicion de violation.
4. Gestion des sous-traitants
La conformité d’une entreprise ne se limite pas à son propre respect des exigences du RGPD. Si elle fait appel à un ou plusieurs sous-traitants non conformes, il est fort probable qu’elle se retrouve elle-même non-conforme.
De manière générale, il est courant qu’un sous-traitant traite des données personnelles pour le compte de l’entreprise qui fait appel à ses services. Dès lors, il est impossible pour cette dernière de respecter les exigences du RGPD si son sous-traitant adopte des pratiques non-conformes.
Il est donc essentiel pour les entreprises de s’assurer que leurs sous-traitants respectent les exigences du RGPD. Cela implique la négociation de clauses contractuelles et la vérification régulière de leurs pratiques en matière de RGPD afin de garantir une conformité pérenne.
Conseils de l’expert
- Signez des accords clairs : Établissez des contrats conformes au RGPD, précisant les responsabilités de chaque partie.
- Réalisez des audits : Contrôlez périodiquement les pratiques des sous-traitants pour garantir leur conformité.
- Répertoriez vos sous-traitants : Tenez un registre vous permettant d’évaluer la conformité de vos sous-traitants et de les suivre efficacement dans le temps
5. Suivi des évolutions
Les lignes directrices et les recommandations sont régulièrement publiées par les autorités de protection des données. Ces documents permettent de préciser et d’adapter l’application du règlement aux évolutions technologiques et juridiques.
Il n’est pas rare que des pratiques, outils ou sous-traitants conformes à un instant T deviennent non conformes aux principes du RGPD à la suite d’audits menés par les autorités de protection des données.
L’invalidation du Privacy Shield 1 américain en 2022 en est un exemple frappant. En l’absence d’accord avec les autorités européennes, de nombreux prestataires américains bien établis en Europe ont été déclarés non conformes. Cette situation a plongé de nombreuses entreprises européennes, n’ayant pas suivi ces évolutions, dans une position délicate, les obligeant à changer d’outil de manière abrupte.
Il est donc primordial pour les entreprises de rester informées de ces évolutions afin d’anticiper d’éventuels changements à effectuer pour garder leur conformité intacte.
Conseils de l’expert
- Surveillez les évolutions : Abonnez-vous aux communications des autorités de protection des données, comme la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés) en France.
- Faites-vous accompagner : Travaillez avec des experts juridiques ou des consultants spécialisés en protection des données à caractère personnel.
- Adaptez les pratiques : Revoyez régulièrement vos politiques internes pour qu’elles restent alignées avec les nouvelles exigences.
Bien que le RGPD pose des défis complexes, il constitue une opportunité pour les organisations de renforcer leur gouvernance des données et leur relation de confiance avec les parties prenantes. En adoptant une approche proactive et en investissant dans les outils, les compétences et les processus appropriés, les entreprises peuvent non seulement surmonter ces obstacles, mais également tirer parti d’un avantage concurrentiel sur le marché.
Sources
1 Invalidation du Privacy Shield, site de la CNIL, juin 2021