Les clés pour former vos équipes à la conformité RGPD
En quelques années, la mise en conformité avec le Règlement Général sur la Protection des Données personnelles est devenu une étape incontournable pour les entreprises du monde entier.
Au cœur de cette démarche de conformité, la formation et la sensibilisation aux grands principes de protection des données à caractère personnel sont malheureusement encore trop souvent négligées. Or, elles constituent une étape essentielle pour assurer une bonne conformité au RGPD. Chaque salarié, qu’il soit directement ou indirectement impliqué, joue un rôle dans le traitement des données personnelles.
Que ce soit l’équipe marketing qui gère les bases de contacts, l’équipe RH en charge de recueillir les CV des candidats, ou encore le service financier qui s’occupe de la facturation des clients, tous sont amenés, à un moment ou à un autre, à manipuler des données relatives aux clients, partenaires ou collaborateurs. Cela fait de la protection des données un véritable enjeu sociétal, bien au-delà des seules considérations commerciales.
Mais s’il s’agit d’un sujet primordial et un enjeu de société majeur, la formation RGPD n’en reste pas moins un défi pour les entreprises, qui doivent mettre en œuvre des ressources techniques et organisationnelles afin d’accoucher d’un programme de formation pertinent et efficace.
Découvrez dans cet article 5 conseils de nos experts consultant RGPD afin de faire de votre projet de formation RGPD un succès !
1. Comprendre l’importance de la formation
Le RGPD place la responsabilité de la protection des données personnelles sur l’ensemble de l’organisation, et pas seulement sur les épaules du Délégué à la Protection des Données personnelles ou des équipes juridiques. Chaque employé manipulant des données personnelles doit comprendre les risques, les droits des individus et les bonnes pratiques relatives aux obligations du RGPD.
Pourquoi former vos équipes ?
- Réduction des risques : Une équipe formée est moins susceptible de commettre des erreurs pouvant entraîner des violations.
- Renforcement de la confiance : Les clients et partenaires sont rassurés par une entreprise maîtrisant la protection des données.
- Respect des obligations légales : L’article 39 du RGPD 1 oblige les entreprises à assurer la sensibilisation de leurs collaborateurs.
Sensibiliser et former ses collaborateurs s’impose donc comme une étape indispensable pour les entreprises, qu’il convient de traiter avec la plus grande des attentions.
2. Adapter la formation aux rôles spécifiques
Pour que la formation à la conformité RGPD soit efficace, il est essentiel de l’adapter aux spécificités de chaque équipe au sein de l’entreprise :
Comment former les équipes IT au RGPD ?
Les équipes IT doivent être formées à la sécurité des données, afin de lutter efficacement contre les différents types d’attaques compromettant la sécurité des données, ainsi qu’à la gestion des violations qui en découlent.
Comment former les équipes marketing au RGPD ?
Les équipes marketing doivent maîtriser quant à elles diverses notions telles que la collecte des consentements, la gestion des cookies sur le site web et l’utilisation des données dans les campagnes.
Comment former les équipes RH au RGPD ?
En ce qui concerne les ressources humaines, il est important de se concentrer sur la gestion des données des employés, comme la conservation des CV et contrats, ainsi que sur les enjeux de confidentialité.
Comment former au les équipes service clients RGPD ?
Le service client de son côté doit être formé au traitement des demandes liées aux droits des personnes, notamment l’accès, la rectification ou la suppression des données.
Comment former la direction au RGPD ?
Les dirigeants sont la pierre angulaire d’un programme de conformité. C’est véritablement sur ces derniers que repose le succès du programme de conformité RGPD de l’entreprise. Embarquer l’instance dirigeante doit être une des priorités n°1 dans une entreprise. Il est donc primordial de faire comprendre les risques stratégiques à la direction via un processus de formation impactant, afin de s’assurer d’avoir les moyens nécessaires à la mise en œuvre du programme de conformité.
Cette personnalisation par métier garantit une approche ciblée qui renforce la pertinence et l’efficacité des formations.
3. Intégrer des outils pédagogiques variés
L’utilisation de différents formats facilite l’apprentissage et l’engagement des collaborateurs :
- Formations en ligne : Modules e-learning interactifs pour apprendre à son rythme
- Ateliers pratiques : Études de cas basées sur des scénarios réels, des cas concrets en rapport avec leur métier
- Quiz et jeux sérieux : Permettent de tester les connaissances de façon ludique
- Sessions de mise à jour : Informer régulièrement sur les évolutions légales ou nouvelles menaces
4. Nommer des référents de la conformité
Les référents RGPD jouent un rôle clé dans la diffusion des bonnes pratiques. Ils peuvent être choisis parmi les managers ou les collaborateurs volontaires et formés spécifiquement. Leur rôle :
- Répondre aux questions des équipes locales
- Identifier les besoins spécifiques et remonter les préoccupations
- Promouvoir une culture de la conformité au sein de l’entreprise
5. Sensibiliser en continu
La formation RGPD ne doit pas être un événement ponctuel mais un processus continu. Voici quelques idées afin de faire vivre votre programme de sensibilisation dans le temps :
- Bulletins d’information : Partagez des conseils ou des actualités sur la protection des données
- Simulations de failles : Organisez des exercices pour tester les réactions de l’équipe face à une violation de données
- Webinaires mensuels : Invitez des experts pour approfondir certains aspects du RGPD
Former vos équipes à la conformité RGPD est un investissement stratégique. Il ne se limite pas à une obligation légale mais contribue également à protéger votre entreprise des sanctions et à renforcer votre réputation. En suivant ces clés, vous construirez une véritable culture de la protection des données personnelles au sein de votre organisation.
Sources
1 RGPD article 39, site de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL)
