Tout savoir sur l'application du RGPD hors UE

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Le RGPD et l’international : comment les entreprises non-européennes peuvent-elles se conformer ?

Depuis son entrée en application le 25 mai 2018, le Règlement Général sur la Protection des Données a bouleversé la manière dont les entreprises, européennes et non-européennes, abordent la gestion des données personnelles.

En effet, bien que le RGPD soit un règlement de l’Union européenne, son application dépasse les frontières de l’UE et concerne également les entreprises non-européennes qui traitent des données personnelles de résidents de l’Union européenne. Mais comment ces entreprises, situées en dehors de l’Europe, peuvent-elles se conformer aux exigences du RGPD ?

Découvrez dans cet article les conseils de nos experts afin de permettre aux entreprises opérant hors UE comment se conformer au RGPD !

Application du RGPD hors UE : L’extraterritorialité du RGPD

Lorsqu’il est question de RGPD hors Union européenne, l’un des principaux caractères clés à comprendre est son extraterritorialité. Cela signifie qu’il s’applique aux entreprises situées en dehors de l’Union européenne dans certains cas spécifiques. Plus précisément, l’article 3 du RGPD ¹ précise que le règlement s’applique aux entreprises non-européennes lorsqu’elles :

Offrent des biens ou des services (payants ou non) à des personnes résidant dans l’Union européenne
Surveillent le comportement de personnes résidant dans l’UE, dans la mesure où ce comportement a lieu au sein de l’Union

Ainsi, toute entreprise qui, par exemple, vend des produits en ligne à des consommateurs européens ou suit les comportements en ligne de résidents de l’UE à travers des cookies ou d’autres moyens, sera soumise au RGPD, même si elle est située hors de l’Union européenne. A ce titre, elle est considérée comme responsable de traitement.

Entreprise opérant depuis un pays hors UE et RGPD : comment se mettre en conformité ?

Nommer un représentant au sein de l’Union européenne

L’une des obligations principales pour les entreprises non-européennes en vertu du RGPD est la désignation d’un représentant dans l’Union européenne. Conformément à l’article 27 du RGPD 2, une entreprise non-européenne traitant des données de citoyens européens doit désigner un représentant établi dans l’UE. Une exception existe si le traitement des données est occasionnel, peu risqué pour les droits et libertés des personnes, ou limité à des données qui ne sont pas des données sensibles.

Ce représentant, généralement une entité tierce, agit en tant que point de contact pour les autorités de protection des données et les personnes concernées. Cette entité doit être en mesure de recevoir des notifications et des demandes concernant le traitement des données, y compris les demandes d’exercice des droits des personnes concernées.

Mettre en place des mécanismes de conformité

Pour se conformer au RGPD, les entreprises non-européennes doivent adopter une approche proactive en matière de protection des données personnelles. Cela implique une série de démarches spécifiques, telles que :

La réalisation d’une analyse d’impact relative à la protection des données (AIPD) : cette analyse est requise lorsque les traitements peuvent engendrer un risque élevé pour les droits et libertés des personnes concernées. C’est notamment le cas lors de traitement de données sensibles
La mise en place de procédures internes : l’entreprise doit mettre en place des politiques et des procédures qui garantissent la conformité avec le RGPD. Elles peuvent inclure notamment des protocoles de sécurité, des mécanismes de contrôle d’accès aux données et une gestion rigoureuse des consentements
La formation et la sensibilisation : la formation du personnel est essentielle pour garantir que toutes les personnes en contact avec les données personnelles comprennent les exigences du RGPD et les bonnes pratiques en matière de sécurité et de confidentialité
La sécurisation des transferts de données hors UE : si l’entreprise transfère des données personnelles hors de l’Union européenne, elle doit s’assurer que ces transferts de données personnelles sont effectués dans le respect des exigences prévues par le RGPD. Il est notamment requis de fournir des garanties appropriées

Respecter les droits des personnes concernées

Le RGPD accorde aux individus des droits étendus concernant leurs données personnelles, tels que :

le droit à l’information
le droit d’accès
le droit à l’effacement
le droit à la portabilité
le droit d’opposition

Les entreprises non-européennes doivent s’assurer qu’elles disposent de mécanismes permettant aux personnes concernées de faire valoir ces droits.

Par exemple, un consommateur européen peut demander l’accès à ses données personnelles détenues par une entreprise non-européenne. Elle peut également en demander la suppression. En l’absence d’un cadre juridique adéquat pour garantir l’exercice de ces droits, l’entreprise pourrait se retrouver en violation du règlement.

Coopérer avec les autorités de protection des données

Les entreprises non-européennes doivent également être prêtes à coopérer avec les autorités de protection des données de l’UE. Cela implique la collaboration lors des inspections, la remise des informations demandées et la mise en place de mesures correctives si nécessaire.

Les entreprises doivent veiller à ce qu’elles aient une équipe de conformité capable de répondre rapidement aux demandes des autorités compétentes, et ce, dans le cadre des délais impartis par la législation européenne. Ainsi, la nomination d’un Délégué à la Protection des Données (aussi appelé DPO ou encore Data Protection Officer) est grandement recommandé.

Le RGPD impose des obligations strictes aux entreprises non-européennes qui traitent des données personnelles de résidents de l’Union européenne. Pour se conformer au règlement, ces entreprises doivent :

mettre en place un représentant dans l’UE
adopter des mécanismes internes de conformité
sécuriser les transferts internationaux de données, même si les transferts hors UE concernent un pays bénéficiant d’un niveau de protection adéquat des données
garantir l’exercice des droits des individus

La non-conformité relative aux données transférées peut entraîner des sanctions sévères et des conséquences sur la réputation de l’entreprise.

Ainsi, il est crucial pour ces entreprises d’adopter une approche proactive et de s’assurer qu’elles respectent les principes de protection des données dès la conception de leurs traitements. Cette démarche est également appelée démarche de Privacy by Design, et constitue une pierre angulaire de tout projet de conformité RGPD.

Quelles sanctions RGPD pour les entreprises hors UE ?

Le non-respect des obligations imposées par le RGPD peut entraîner des sanctions sévères, même pour les entreprises non-européennes. Elles peuvent se voir imposer des amendes allant jusqu’à 20 millions d’euros ou 4 % de son chiffre d’affaires annuel mondial, selon le montant le plus élevé.

Les entreprises non-européennes peuvent également être confrontées à des atteintes à leur réputation, notamment si elles ne parviennent pas à garantir la confidentialité et la sécurité des données personnelles. Une non-conformité peut nuire à la confiance des consommateurs et à la réputation de la marque à l’échelle internationale.