Erreurs fréquentes dans la rédaction des politiques de confidentialité
Les politiques de confidentialité sont des documents essentiels pour toute organisation traitant des données personnelles et leur Délégué à la Protection des Données. Elles définissent les modalités de collecte, d’utilisation, de partage et de protection des données personnelles des personnes physiques et sont souvent accessibles depuis les sites internet des entreprises. En vertu du Règlement Général sur la Protection des Données, il est crucial que ces politiques soient conformes pour éviter des sanctions potentiellement lourdes.
Cependant, plusieurs erreurs courantes et simples à éviter peuvent compromettre la conformité et la transparence de ces politiques.
Dans cet article, les experts consultants RGPD de Data Legal Drive vous confient les 7 erreurs à absolument éviter et les informations appropriées pour avoir une politique de confidentialité conforme !
1. Manque de clarté et de transparence
Une politique de confidentialité doit être rédigée dans un langage clair et accessible. Une erreur commune est l’utilisation de jargon juridique ou technique qui rend le document difficile à comprendre pour l’utilisateur moyen. Selon l’article 12 du RGPD 1, les informations doivent être fournies d’une manière concise, transparente, compréhensible et aisément accessible.
Les conseils des experts DLD
- Utilisez un langage simple et évitez les termes techniques
- Organisez les informations de manière logique avec des titres clairs
- Présentez des exemples concrets pour illustrer les points complexes
2. Omission d’informations obligatoires
Certaines entreprises omettent des informations essentielles, telles que l’identité du responsable du traitement et les sous-traitants (ou autre prestataires), les finalités du traitement de données à caractère personnel, les droits des utilisateurs, combien de temps les données sont-elles conservées, les destinataires des données et les informations sur les transferts internationaux de données. Ces omissions peuvent entraîner des amendes importantes.
Les conseils des experts DLD
- Suivez un modèle standard qui inclut tous les éléments requis par le RGPD
- Assurez-vous de mettre à jour régulièrement la politique en fonction des changements dans les pratiques de traitement des données (notamment la durée de conservation des données que vous traitez)
- Profitez-en pour bien expliquer vos engagements en matière de protection de données à caractère personnel, les mesures techniques et organisationnelles que vous avez mis en place pour protéger les données de vos utilisateurs…
3. Non-conformité aux droits des utilisateurs
Le RGPD confère aux utilisateurs des droits spécifiques, tels que le droit d’accès, de rectification, d’effacement, d’opposition ou encore le droit à la portabilité. Une erreur courante est de ne pas expliquer clairement comment les personnes concernées peuvent exercer ces droits en mettant à disposition une adresse mail claire pour y laisser ses réclamations.
Les conseils des experts DLD
- Incluez à votre politique une section dédiée aux droits des utilisateurs, expliquant chaque droit de manière détaillée.
- Fournissez des instructions claires sur la manière dont les utilisateurs peuvent soumettre des demandes relatives à leurs données personnelles collectées et traitées
4. Défauts dans les mécanismes de consentement
Les mécanismes de consentement sont souvent mal gérés. Par exemple, certaines politiques ne précisent pas clairement que le consentement peut être retiré à tout moment, ou elles ne distinguent pas suffisamment les différentes finalités du traitement des données.
Les conseils des experts DLD
- Assurez-vous que le consentement est obtenu de manière claire et distincte pour chaque finalité
- Informez clairement les utilisateurs de leur droit de retirer leur consentement et expliquer comment ils peuvent le faire
5. Manque de mise à jour
Les politiques de confidentialité sont souvent rédigées puis oubliées. Les changements dans les pratiques commerciales ou légales ne sont pas intégrés, ce qui peut rendre la politique obsolète et non conforme, de part les changements dans le traitement des données relatives aux utilisateurs.
Les conseils des experts DLD
- Mettez en place un processus de révision périodique de la politique de confidentialité
- Informez les utilisateurs des mises à jour de la politique et leur permettre de prendre connaissance des modifications
6. Absence de coordination avec les politiques de cookies
Les politiques de confidentialité et les politiques de cookies doivent être coordonnées pour éviter les incohérences. Souvent, ces deux documents sont traités séparément sans alignement adéquat.
Les conseils des experts DLD
- Assurez-vous que votre politique de confidentialité inclut des références aux politiques de cookies et vice versa
- Vérifiez que les informations sur le suivi des utilisateurs via les cookies et autres technologies sont cohérentes avec les déclarations de la politique de confidentialité
7. Politique générique non adaptée
Utiliser une politique de confidentialité générique préconçue sans l’adapter aux spécificités de l’entreprise peut entraîner des erreurs et des manquements en matière de conformité.
Les conseils des experts DLD :
- Personnalisez la politique de confidentialité en fonction des types de données collectées, des méthodes de traitement, et des particularités de l’entreprise
- Impliquez des experts en protection des données à caractère personnel pour élaborer une politique qui reflète précisément les pratiques de l’entreprise.
Sources
1 RGPD Article 12 sur le site de la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés)
