5 erreurs à éviter absolument lors de la mise à jour de votre registre RGPD des traitements
La mise en conformité avec le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est aujourd’hui un enjeu incontournable pour les entreprises. Au cœur de cette démarche se trouve le registre des traitements, un document essentiel qui permet de recenser et de suivre l’utilisation des données personnelles. Etant donné son importance, les responsables du traitement ont le devoir de faire vivre ce registre et de le pérenniser dans le temps.
Ainsi, la mise à jour régulière du registre RGPD est un enjeu de taille pour ces dernières. Cependant, la tâche n’est pas aisée. Les erreurs de mise à jour sont courantes, et peuvent facilement compromettre l’efficacité ou l’intégrité du registre.
Dans cet article, nos experts consultants RGPD vous confient les 5 erreurs les plus communes auxquels ils sont confrontés lors de la mise à jour de ce registre des activités effectuées avec les données, et vous présentent leurs conseils afin de vous assurer de l’efficacité de vos mises à jour.
1. Négliger la documentation des traitements
Une des erreurs les plus fréquentes est de ne pas documenter correctement chaque traitement de données. Certaines entreprises ont tendance à survoler cette étape, pensant que quelques notes suffisent. Une documentation incomplète peut compliquer la traçabilité des données à caractère personnel et exposer l’organisation à des amendes lors d’audit de l’autorité de contrôle.
Conseils de notre expert RGPD,
Assurez-vous de documenter tous les éléments requis par l’article 30 du RGPD 1, tels que :
- La finalité du traitement
- Les catégories de données
- Les personnes concernées par le traitement
- Le nom et les coordonnées du responsable du traitement
- Les mesures de sécurité techniques et organisationnelles mises en place
Lors de recours à un sous-traitant, il est également primordial d’inclure la documentation relative aux traitements qu’il effectue pour vous, tels que :
- Le nom et les coordonnées du ou des sous-traitants réalisant des traitements de données pour vous
- La catégorie de traitement effectué pour votre compte
- Les potentiels transferts de données effectués vers des sous-traitants situés dans des pays tiers
2. Omettre la mise à jour régulière
Certaines entreprises considèrent que le registre des traitements est un document statique, qu’il suffit de créer une fois et de laisser de côté. Ignorer la nécessité d’une mise à jour régulière est une erreur majeure, les entreprises cessant rarement de traiter des données personnelles nouvelles ou de changer certains de leurs traitements.
La négligence des mises à jour peut donc créer des écarts entre les pratiques réelles et ce qui est enregistré, ce qui nuit à la crédibilité de l’organisation. L’idée est d’avoir une vraie vision globale de l’ensemble des traitements réalisés par ou pour votre entreprise.
Conseils de notre expert RGPD
Établissez un plan de mise à jour et planifiez-les de manière récurrente en amont. Cela vous permettra de revoir vos traitements, d’ajouter de nouveaux processus ou de retirer ceux qui ne sont plus d’actualité de manière régulière.
3. Ignorer l’implication des parties prenantes
Souvent, la mise à jour du registre des traitements est effectuée uniquement par le Data Protection Officer ou une personne responsable de la conformité, sans impliquer d’autres parties prenantes. Cette approche peut aboutir à une vision fragmentée des traitements au sein de l’entreprise, entraînant des erreurs ou des omissions importantes.
Ce point est d’autant plus crucial dans le contexte d’une organisation internationale qui effectue des transferts de données vers des pays tiers. Une bonne coordination avec de nombreuses parties prenantes, potentiellement soumises à d’autres régulations, nécessite une attention constante.
Il est également essentiel de ne pas négliger les sous-traitants. Les entreprises utilisent souvent divers outils pour gérer leur activité, comme l’envoi d’e-mails ou la gestion de la relation client. Chacun de ces outils peut traiter des données pour le compte de l’entreprise et doit donc être inclus dans le processus de conformité.
Conseils de notre expert RGPD
Impliquez toutes les parties prenantes concernées, notamment les responsables des départements IT, marketing et RH. Organisez des ateliers pour recueillir des informations et sensibiliser l’ensemble de l’équipe sur l’importance de la protection des données à caractère personnel.
Passez également en revue tous vos outils (marketing, CRM, support client, etc.) susceptibles de traiter des données personnelles. Échangez avec leurs responsables et assurez-vous de bien documenter les actions effectuées sur vos données, afin de disposer d’un registre aussi complet que possible.
4. Négliger la formation et la sensibilisation
De nombreuses entreprises et leurs délégués à la protection des données échouent à former leur personnel, notamment les référents, sur les mises à jour du registre des traitements. La formation est souvent prise à la légère, et les employés ne savent pas bien comment protéger les données. Sans formation appropriée, ile risque d’erreur est grandement accru..
Conseils de notre expert RGPD
Organisez des sessions de formation régulières pour le personnel afin de leur expliquer les enjeux de la protection des données personnelles et leur rôle dans la mise à jour du registre. Fournissez des ressources et des supports pour faciliter leur compréhension.
Afin de faciliter votre processus de formation, optez pour formats impactant, tels que des serious game ou de l’e-learning afin d’assurer l’engagement de vos employés. Vous pouvez par exemple découvrir DLD Learning, la solution e-learning de Data Legal Drive !
5. Manquer de clarté dans les finalités des traitements
Une autre erreur fréquente est de ne pas définir clairement les raisons du traitement des données. Des objectifs flous, ou en non adéquation avec l’une des 6 bases légales 2 fournies par le RGPD, peuvent compliquer la défense de ces traitements et nuire à la transparence envers les personnes concernées. En fin de compte, les organisations risquent un contrôle de la CNIL et des sanctions si elles ne peuvent prouver la légitimité de leurs traitements.
Conseils de notre expert RGPD
Précisez les finalités de chaque traitement dans le registre. Soyez aussi détaillé que possible pour éviter toute ambiguïté, d’autant plus lorsque que vous traitez des données sensibles. Plus vous êtes précis, plus les contrôles de la CNIL se passeront bien.
Sources
1 RGPD article 30, site de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL)
2 Les bases légales, site de la CNIL
