Pourquoi mettre en place un registre ?
Il est important d’intégrer les règles concernant les conflits d’intérêts dans le code de conduite anticorruption, de façon à les rendre opposables aux salariés.
En parallèle, pour une bonne gestion des conflits d’intérêts, il est important de mettre en place un registre. Celui-ci permet de :
- Consigner les activités/situations sensibles au regard du risque potentiel ou avéré de conflit.
- Recenser les conflits d’intérêts gérés.
- Assurer le suivi des conflits d’intérêts non résolus.
Chaque situation de conflit d’intérêts nécessite une analyse préalable. Pour ce faire, il convient, a minima, de se poser les questions suivantes :
- Quels sont les intérêts en jeu :
- Liens de proximité personnelle ?
- Liens de parenté ?
- Intérêts financiers ?
- Liens capitalistiques/d’affaires ?
- Situation de concurrence ?
- Engagements politiques, associatifs… ?
- Quel est l’impact du conflit potentiel :
- Coût ?
- Perturbations organisationnelles ?
- Réputation ?
- Conséquences à long terme pour l’entreprise… ?
- Quelle est la situation de la personne concernée :
- Fonctions actuelles et antérieures ?
- Pression extérieure ?
- Mandats ?
- Rémunération… ?
- Des informations confidentielles/privilégiées sont-elles en jeu ?
- Quelle est la nature de ce cas :
- Cas spécifique et unique sans risque de se reproduire ?
- Cas de caractère structurel avec conflits répétitifs possibles ?
Bien entendu, le registre doit faire l’objet d’une revue périodique afin de :
- Mettre à jour le suivi des différentes situations et, le cas échéant, de clore les fiches de consignation.
- S’assurer de la mise en œuvre des mesures définies pour encadrer chaque situation de conflit d’intérêts consignée.
L’analyse du conflit d’intérêts vise à définir les mesures de remédiation appropriées. Il peut ainsi être décidé :
- De renforcer les modalités de contrôle hiérarchique appliquées à l’activité de l’intéressé.
- De moduler ses attributions, droits, délégations et autorisations.
- Dans les cas les plus sensibles, d’exiger que l’intéressé mette fin à la situation de conflit d’intérêts afin de ne pas risquer de voir sa responsabilité engagée dans une décision ou une action susceptible d’être considérée comme favorisant ses intérêts.
- De confier le dossier en cause à un autre collaborateur lorsque l’intéressé ne peut mettre fin ou refuse de mettre fin au conflit d’intérêts.
