Comment maintenir son registre des traitements dans le temps

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Maintenir et faire vivre votre registre des traitements dans la durée

Avec l’avènement du Règlement Général sur la Protection des Données, la protection des données personnelles est devenue une priorité incontournable pour les organisations traitant des données personnelles. Au cœur de cette démarche se trouve le registre des traitements, un outil indispensable permettant de répertorier efficacement tout traitement de données à caractère personnel réalisé par une organisation. Bien plus qu’une simple formalité administrative, ce registre représente le pilier fondamental de la conformité RGPD, et se doit d’être maintenu dans le temps.

Dans cet article, nos experts vous confient les clés d’un Registre efficace et durable au service de votre mise en conformité.

Registre des traitements : les bases

Le registre des traitements ¹, dont la conception et le maintient par le Responsable du traitement sont requis par l’article 30 du RGPD², va au-delà de sa simple obligation légale. Il constitue la pierre angulaire de la conformité RGPD de votre organisation et peut être contrôlé par l’autorité de contrôle. Il présente plusieurs intérêts pratiques:

Pilotage et gestion des risques : le registre permet d’identifier les périmètres les plus exposés aux risques relatifs à la protection des données à caractère personnel, facilitant ainsi la définition de plans d’action appropriés (volume de traitements, natures et catégories des données personnelles collectées & traitées, type de personne concernée …).
Connaissance et maîtrise des données : le registre offre une vision exhaustive des données personnelles traitées et des processus associés (durée de conservation, finalités du traitement, responsables de traitement …), assurant une connaissance fine de leurs usages dans l’organisation. Celle-ci accélère par exemple la gestion des violations de données personnelle ou encore de demandes d’exercice de droit.
La transparence et la responsabilité : le registre renforce la transparence et la responsabilité de l’organisation à l’égard des droits et libertés des personnes concernées, notamment lorsqu’il s’agit de données sensibles (collaborateurs, clients, prospects…).

Registre des traitements : un outil à faire vivre sur la longueur

Bien que la première étape d’un programme de conformité RGPD repose sur la création du registre des traitements, cet exercice ne doit pas être considéré comme une fin en soi. En effet, la maintenance continue du registre est impérative, nécessitant des mises à jour régulières en fonction des changements apportés aux traitements.

Plusieurs facteurs doivent conduire à faire évoluer et vivre le registre :

Emergence de nouveaux traitements
Changement impactant des traitements existants tels que des modifications de sous-traitants, de logiciels, de périmètres …
Suppression de traitements existants

Comment maintenir votre registre des traitements sur la durée

La pérennité du registre repose sur une combinaison efficace de gouvernance, de procédures bien élaborées et de sensibilisation continue à tous les niveaux de l’organisation :

Identification des acteurs en charge du registre : Une approche efficace consiste à s’appuyer sur un réseau de référents en protection des données personnelles, désignés dans les différents métiers et chargés de mettre à jour le registre au fil de l’eau. Cela souligne l’importance pour le DPO de construire une communauté de référents, de leur attribuer des responsabilités bien définies et d’accorder du temps à son animation pour l’aider à monter en compétence?
Mise en place d’une procédure Privacy by design : la définition et le déploiement d’une démarche de Privacy by Design, construite en collaboration avec les métiers et notamment chefs de projet impliqués dans les traitements de données, est fondamentale. Elle est le pivot du maintien du registre, assurant l’analyse de tout nouveau traitement ou évolution majeure apportée à un traitement des données.
Intégration de la revue du registre dans le plan de contrôle interne : Cela peut se traduire par le lancement par le Délégué à la Protection des données d’une campagne annuelle de revue du registre à mener par les référents.
Sensibilisation de tous les collaborateurs : Celle-ci est un vecteur important des bonnes pratiques et réflexes à mettre en œuvre en matière de conformité RGPD. Elle assure notamment la diffusion des procédures et la mise en valeur des acteurs clés du dispositifs. Plus il y a de collaborateurs sensibilisés, plus le risque est faible pour le DPO et sa communauté de référents de passer à côté d’un projet importants impliquant des données personnelles.
Interactions régulières du Data Protection Officer avec les métiers : Des échanges réguliers entre le DPO et les Directions métiers (DSI, Marketing, DRH…) permettent à celui-ci de se tenir informés des projets à venir pouvant impliquer la mise à jour du registre.

Le registre de traitement est un outil essentiel pour la conformité au RGPD. En le maintenant et en le faisant vivre dans la durée, l’entreprise s’assure de disposer d’un document fiable et actualisé, qui lui permettra d’orienter ses actions de conformité et de démontrer sa conformité aux exigences du règlement.