Questionnaire AFA : Qu’est-ce que c’est ?
Il s’agit d’un questionnaire qui est joint à l’avis de contrôle de l’AFA1.
Concrètement, c’est un document détaillé, qui comprend plus de 200 questions. Il est parfois nécessaire de joindre des documents justificatifs. Le compléter est un travail particulièrement laborieux, et il est important de garder en tête que l’AFA n’accorde, en principe, qu’un délai de 15 jours pour que l’entité contrôlée puisse répondre au questionnaire. Il s’agit d’une étape importante dans la détection et la prévention de la corruption.
Bien répondre au questionnaire AFA : Astuces de nos experts
Préparer les réponses au questionnaire de l’AFA le plus en amont possible !
Pourquoi ?
- Parce que le délai de 15 jours pour y répondre, est très court, trop court. Il est préférable d’anticiper et de le préparer en avance. Pour répondre au questionnaire de l’AFA, vous allez devoir faire une revue complète de votre dispositif de lutte contre la corruption. Ce qui, en fonction de la taille de votre organisation, peut s’avérer être un travail de titan. Il est possible qu’il vous faille solliciter voire mobiliser d’autres entités / filiales / départements
- Parce que cela vous permet de faire un état des lieux : où en est votre programme de conformité ? Qu’est-ce qui vous manque ? C’est l’occasion de d’identifier et corriger les fragilités de votre dispositif de lutte contre la corruption
- Parce qu’une fois que cet état des lieux est fait, vous aurez tous les éléments nécessaires pour alerter l’instance dirigeante de certains manquements et proposer un plan d’action correctif
Comment ?
En utilisant par exemple le module ‘Questionnaire AFA’ du logiciel DLD Sapin II qui vous permettra de centraliser toutes les réponses et documents justificatifs au même endroit.
La digitalisation du questionnaire vous facilitera considérablement la tâche, et ce pour de multiples raisons :
- Travailler en mode coopératif
- Vous pouvez, très en amont, identifier les fonctions dont la contribution sera la plus conséquente en temps, en ressources et en analyse
- Vous pouvez inviter les autres départements à compléter les parties qui les concernant directement dans notre logiciel anticorruption
- Anticiper un exercice complexe et chronophage : si certaines questions appellent à une réponse évidente, d’autres parties des questionnaires demanderont une analyse plus approfondie des process, des rôles et contrôles en place. En découle le travail de recherche de documents justificatifs, qui peut être extrêmement consommateur de temps. D’autant plus lorsqu’il nécessite l’intervention de plusieurs départements
- Apporter des éléments justificatifs : des pièces jointes peuvent être ajoutées très simplement pour justifier de vos réponses.
- Mettre à jour : il est possible de mettre à jour tout ou partie du questionnaire AFA en fonction de l’évolution de votre dispositif anticorruption
- Piloter facilement en cas de contrôle : l’exercice étant déjà fait en amont, les équipes ayant déjà été sollicitées, elles sauront quoi faire en cas de contrôle de l’AFA. Il ne vous restera qu’à vous assurer que tous les éléments de réponse sont à jour et produire le dossier final avant validation par la direction
1 Crée en décembre 2016, l’Agence Française Anti-corruption (AFA) s’est vue attribué le mandat pour mener des contrôles inopinés des dispositifs Sapin 2, relatifs à la lutte anti corruption au sein des acteurs économiques français. Sous la compétence des ministères de la justice et du budget, l’AFA effectue sa mission de contrôle auprès des entreprises nationales notamment via un questionnaire à remplir par l’entité contrôlée et devant être validé par la direction générale, afin d’améliorer la détection de la corruption au sein des organisations, de contribuer à la transparence de ces dernières et de sanctionner efficacement les différentes formes de corruption.
