Le Rapport annuel d’activité
Directeurs Juridiques, Compliance Officers ou Data Protection Officers : vous jouez un rôle fondamental pour l’entreprise dans laquelle vous travaillez, parfois dans l’ombre.
La rédaction d’un rapport d’activité annuel peut contribuer à une meilleure compréhension et appréciation du travail effectué par vos équipes. Il est même un outil essentiel pour piloter et valoriser l’activité de votre département et son impact sur l’entreprise.
Que vous vous occupiez de la conformité au Règlement Général sur la Protection des Données ou aux différentes règlementation relatives à la lutte contre la corruption au sein de votre entreprise, vos missions sont indispensables, et il faut que vous le fassiez savoir !
Un outil essentiel pour piloter et valoriser votre activité
Le rapport d’activité annuel est bien plus qu’un simple document. Si vous être responsable de la conformité, c’est une opportunité unique de mettre en lumière les projets clés, comme la mise en conformité avec de nouvelles réglementations ou la gestion efficace des risques légaux. Si vous êtes responsable juridique, cela sera l’occasion de faire un état des lieux et de valoriser le conseil, les contrats, les contentieux, la gestion des sociétés et du portefeuille IP, etc.
Le rapport d’activité permettra notamment :
- De renforcer la visibilité de votre département en mettant en lumière les succès et les accomplissements de votre équipe.
- De faire preuve d’une plus grande transparence avec vos parties prenantes et par conséquent de renforcer leur confiance.
- De valoriser le travail de vos équipes, de montrer comment les initiatives de votre département soutiennent les objectifs et la vision de l’entreprise.
- D’embarquer vos différentes parties prenantes et convaincre de l’utilité des projets menés par votre département.
- De mieux piloter et optimiser vos ressources : un reporting détaillé permet de mieux apprécier la charge de travail de vos équipes. En découlera donc une meilleure répartition de la charge de travail, ajustable en temps réel. Il facilite également l’équilibre entre les prestations internes et externes pour s’adapter aux fluctuations d’activité.
Que doit contenir votre rapport d’activité
Dans votre rapport d’activité, vous pouvez mettre en avant les actions marquantes de l’année écoulée et partager vos projections, notamment :
- Un récapitulatif des réalisations de l’année écoulée : présentez les principaux projets, les actions entreprises et les résultats obtenus au cours de l’année.
- Un retour sur des cas pratiques particulièrement difficiles et les solutions trouvées.
- Une présentation des projets à venir : partagez vos ambitions pour l’année voire les années à venir, mettant en lumière en quoi vos projets sont alignés avec la stratégie globale (et donc bénéfique pour) l’entreprise.
Les recos de nos experts
- Soyez clair : utilisez un langage simple pour que tout le monde comprenne. Evitez autant que possible le jargon juridique.
- Soyez concrets : donnez des exemples, présentez quelques cas pratiques (anonymisés lorsque nécessaire) pour illustrer. Utilisez des données tangibles pour illustrer vos réussites. Par exemple :
- Combien d’heures de formations ont été dispensées par vos équipes et combien de personnes ont été formées ?
- Combien de politiques, de procédures ont été déployées ?
- Combien d’alertes ont été traitées ?
- Combien de contentieux ont été gérés et combien vos équipes ont fait gagner à l’entreprise ?
- Montrez votre valeur ajoutée : expliquez comment les actions menées par votre département ont contribué positivement au quotidien de l’entreprise. N’hésitez pas à expliquer comment vos actions ont contribué à mettre en conformité l’entreprise.
En bref, montrez bien comment votre travail a eu un impact positif sur l’entreprise, que ce soit en termes de réduction de risques, d’amélioration de l’image ou de croissance économique.
N’oubliez pas de partager ce rapport d’activité avec votre équipe
Faire un retour sur l’année écoulée avec votre équipe est tout aussi crucial que de le communiquer auprès des autres départements. Cela permet à votre équipe de comprendre l’impact de leur travail sur l’entreprise et de se sentir davantage impliquée.
