Le Règlement Général de la Protection des Données est un enjeu juridique et stratégique depuis sa mise en application en 2018.
Le RGPD a longtemps été appréhendé dans sa complexité et dans son envergure de déploiement notamment pour les grandes entreprises et les groupes. Chez Data Legal Drive, nous sommes convaincus qu’aborder le RGPD sous le prisme de l’avantage concurrentiel et de le vulgariser est la solution pour un déploiement efficace et une mise en conformité RGPD sereine.
Encadrer le projet
Comme tout projet, la démarche de mise en conformité ou de maintien de la conformité au RGPD se prépare. En premier lieu, il va s’agir de mobiliser une équipe projet pilotée par le DPO qui va pouvoir conduire le projet au sein de toutes les équipes. Au-delà de convaincre les directions, la clé du succès d’une bonne mise en conformité au sein des grandes entreprises est de définir une stratégie et une priorisation qui soient adaptées à la structure et qui engagent l’intégralité de l’équipe. Un projet de mise en conformité au RGPD est donc un projet collaboratif qui implique l’intégralité de la société.
Rozenn Gaudineau, Responsable Conformité et DPO, Idéa
Quoi qu’il arrive, l’instance dirigeante est le cœur du réacteur, le DPO doit lui reporter directement ou indirectement, selon l’organisation de la structure.
Le logiciel Data Legal Drive vous permet de collaborer avec beaucoup d’aisance : vous pouvez créer des actions directement dans le logiciel, les attribuer à certaines personnes, gérer les différents types d’utilisateurs et les autorisations associées.
Benjamin Gras, Avocat Associé, Inside Avocats
Le manque de coopération en interne peut démontrer une absence de prise en compte de la conformité RGPD au sein d’une entreprise. Cela peut également justifier que la CNIL sanctionne l’entreprise au motif que le DPO de cette dernière ne dispose pas de « moyen nécessaire » pour mener à bien sa mission.
Impliquer ses collaborateurs
Une fois que vous aurez monté votre équipe projet et réalisé votre roadmap, il faudra impliquer l’ensemble des collaborateurs à tous les niveaux hiérarchiques. La meilleure manière d’impliquer les collaborateurs est de les former et les sensibiliser. Former les collaborateurs peut se faire via des formations internes ou via des modules e-learning externes. Les collaborateurs doivent également être sensibilisés au quotidien et ce dès l’embauche : affichages internes, documents juridiques expliqués de manière simplifiée, formations courtes etc…
Afin de réellement sensibiliser les collaborateurs et d’impliquer l’équipe projet, il va également être important de démontrer les résultats. Pour cela, définir des KPIs cibles et des objectifs est essentiel. Les KPIs sont à adapter en fonction de l’état d’avancement de votre conformité au RGPD. Vous pouvez choisir de suivre le volume de traitements, votre exposition aux risques, la note de conformité de vos sous-traitants, le nombre de traitements qui nécessitent un PIA etc…
Centraliser vos données dans un logiciel comme celui de Data Legal Drive vous permet d’accéder rapidement à des données chiffrées sur votre conformité RGPD. Un certain nombre d’indicateurs sont déjà pré-paramétrés dans le logiciel qui se veut être un véritable tableau de bord pour le pilotage de votre conformité RGPD. Faire des bilans réguliers par métier est essentiel afin de démontrer à toutes les parties prenantes l’avancée et l’intérêt de se mettre en conformité au RGPD. Un bilan annuel est également pertinent afin de présenter les réalisations de l’année et les objectifs de l’année à venir.
Ces actions de sensibilisation permettent également d’ancrer dans les esprits que la conformité au RGPD est une culture d’entreprise et un processus et non une action « one shot ».
Ancrer la culture RGPD
Ancrer le RGPD dans la culture de l’entreprise est essentiel. Pour cela, la communication interne est la clé du succès. La communication interne doit être percutante et décomplexée afin de permettre à tous les collaborateurs de s’identifier aux différents messages. L’objectif doit être de désacraliser le sujet, de le vulgariser et d’instaurer les bons réflexes notamment celui de l’intégration de la réalisation des projets en mode Privacy by Design. Penser les projets ainsi est un levier essentiel dans le maintien de la conformité au RGPD. Insuffler la dynamique du RGPD permet de faire vivre les registres, d’établir des passerelles entre les différentes équipes et de créer des réflexes autour du RGPD.
S’équiper d’un logiciel comme Data Legal Drive vous permet de pouvoir collaborer avec l’ensemble de votre organisation, de simplifier les process, de suivre la formation de vos collaborateurs et de gérer les différentes entités.
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Le RGPD peut sembler fastidieux à déployer dans les grandes entreprises avec plusieurs entités. C’est pourquoi nous avons conçu notre offre pour vous permettre d’ajouter aisément des entités juridiques à piloter et à gérer l’accès à ces entités facilement.
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