Que dit l’AFA sur le sujet du Compliance Officer ?
« Les missions de la fonction conformité anticorruption sont transverses et impliquent une coordination avec d’autres fonctions au sein de l’organisation afin que le dispositif anticorruption s’applique à toutes ses composantes et à tous ses collaborateurs.
Au-delà des missions strictement liées au dispositif anticorruption, la fonction conformité anticorruption est, selon les organisations, déployée en lien avec des missions connexes à celles relevant du domaine de la conformité telles que l’éthique, la déontologie, le droit de la concurrence, la lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme, le contrôle des exportations ou la protection des données personnelles.»
Nonobstant la responsabilité et la liberté de gestion reconnues à chaque organisation, la désignation d’un responsable de la fonction conformité, chargé de piloter le déploiement, la mise en œuvre, l’évaluation et l’actualisation du programme de conformité anticorruption, en étroite coopération avec les fonctions concernées au sein de l’organisation, son positionnement et les moyens qui lui sont alloués témoignent de l’engagement de l’instance dirigeante sur les sujets de la prévention et de la détection de la corruption. »
Pour faire simple, la fonction compliance doit être :
- Transverse
- Adaptée à votre organisation et à ses besoins
- Adaptée aux réalités du terrain
Qu’est-ce qu’un Compliance Officer ?
Pour faire simple, nous pourrions dire qu’un Compliance Officer, ou responsable de la conformité, est une personne chargée de s’assurer que l’organisation remplit toutes ses obligations en vertu des lois et règlements applicables.
Il est chargé d’identifier et d’atténuer les risques. Autrement dit, il assure la conformité. D’où l’expression.
Quelles sont les missions du Compliance Officer ?
Connaître les lois, règlements, tendances et pratiques du marché
Le Compliance Officer veille généralement au respect des lois et des autres réglementations applicables. Il va donc de soi qu’il doit se tenir informé en permanence des développements juridiques et des autres tendances importantes en matière de conformité (veille réglementaire…).
Se positionner comme un indépendant
Dans le meilleur des cas, et dans la plupart des grandes organisations, le rôle du Compliance Officer est indépendant des autres fonctions et relève directement de la Direction Générale.
D’autres dispositions sont possibles, notamment dans les petites et moyennes structures. Mais quoiqu’il arrive, le Compliance Officer doit être rattaché ou avoir un accès direct au comité de direction ou son équivalent, de façon à témoigner de l’importance et du sérieux que l’organisation accorde à la conformité.
S’assurer d’avoir des ressources adéquates
D’une manière générale, les autorités telles que l’AFA se soucient de savoir si la fonction conformité dispose de ressources humaines et financières suffisantes pour prévenir et détecter les comportements illicites (évaluation des risques fiable…).
Comment s’assurer d’avoir ces ressources ?
C’est au Compliance Officer de construire son budget, savoir démontrer son ROI et globalement partager des KPI de façon régulière avec le comité de direction. En d’autres termes : le Compliance Officer doit trouver des moyens de démontrer la valeur de la conformité en tant qu’atout pour l’organisation.
Il est primordial de changer la perception qu’ont les autres de votre département : vous n’êtes pas un centre de coût mais bel et bien une source de plus-value pour l’organisation.
Être aligné avec la stratégie de l’organisation
Le Compliance Officer ne peut pas / ne doit pas rester assis dans une tour d’ivoire et se contenter de donner des directives. Il doit non seulement comprendre les opérations et la stratégie de l’organisation, mais aussi participer activement à leur élaboration en tant que partenaire clé.
Cela signifie que le Compliance Officer doit établir une relation de travail solide avec les membres de la direction, et se faire connaître de l’ensemble des collaborateurs du groupe ou de l’entreprise.
Pour réussir, le rôle de Compliance Officer doit être connu et pris au sérieux à tous les niveaux de l’organisation.
Être en alerte et préparé en tout temps
Il est fortement conseillé de se préparer au contrôle des autorités et de préparer le plus en amont possible le questionnaire AFA. Surveiller la conformité de l’organisation est primordial.
Vous devez être prêt à :
- Accéder rapidement aux informations pertinentes
- Réaliser un audit interne
- Faire un rapport interne en utilisant le système d’enregistrement de la conformité de l’entreprise
- Diriger (ou soutenir, selon le cas) de manière équitable et responsable l’enquête, les mesures correctives et les efforts connexes
Compétences
Les compétences du Compliance Officer sont multiples :
- Avoir une vision stratégique
- Apporter des solutions
- Faire du management de projet
- Rédiger les politiques et procédures du groupe
- Anticiper les risques et les évolutions
- Collaborer et créer des alliances
- Négocier et résoudre des conflits
- Connaître la stratégie du groupe
