Une situation en apparence innocente peut constituer un conflit d’intérêts. Découvrez comment les prévenir et, le cas échéant, les identifier.
Prévenir les conflits d’intérêts
Face aux multiples situations qui peuvent déboucher sur un conflit d’intérêts, votre organisation doit déployer un plan de prévention efficace. Nous vous recommandons de mettre en place, a minima, les trois mesures suivantes :
Sensibiliser vos collaborateurs
Pour éviter les problèmes liés aux conflits d’intérêts, il est essentiel de sensibiliser les employés à cette question. Cela peut être fait à travers des formations et des discussions pour que chacun se sente à l’aise pour en parler.
Des sessions de sensibilisation doivent être mises en place pour les personnes à risques (responsables publics, PEP, fonction dirigeantes, etc.). L’important, c’est d’amener vos collaborateurs à se poser les bonnes questions et à partager les bonnes pratiques, à avoir les bons réflexes.
Mettre en place une organisation adaptée
Il est important d’intégrer la gestion des conflits d’intérêts dans le code de conduite de votre organisation. Il est également nécessaire d’avoir une organisation adaptée. Cela passe par plusieurs étapes :
- Tout d’abord, désigner une personne en charge des questions liées à l’éthique et faciliter l’accès à cette personne pour tous les salariés et les dirigeants.
- Il est recommandé de mettre en place des procédures afin de prévenir les conflits d’intérêts. Par exemple :
- Une procédure de vérification à quatre yeux et/ou de double signatures a minima pour les projets et décisions les plus sensibles.
- Des procédures de séparation physique et organisationnelle entre préparation et validation de décision.
- Ou encore des procédures de rotation des salariés sur certaines fonctions sensibles.
Encourager l’auto-déclaration
En complément, il est important d’encourager l’auto-déclaration. Pour ce faire, votre organisation peut choisir de privilégier une approche au cas par cas en mettant à la disposition des collaborateurs un formulaire de déclaration spontanée ou un outil d’auto-détections des conflits d’intérêts potentiels.
En l’absence d’outils dédiés, il est bien sûr possible de contacter directement votre manager ou le service des ressources humaines pour signaler une situation de conflit d’intérêts.
Identifier
Identifier un risque de survenance ou une situation avérée de conflits d’intérêts n’est pas toujours facile.
D’abord parce que ces situations sont, par nature, nombreuses dans l’entreprise : tout dirigeant, mais aussi chaque collaborateur a des multiples intérêts (responsabilités associatives, liens de parenté, activités annexes, etc.) susceptibles d’entrer en collision avec les missions professionnelles qui sont les siennes.
De telles situations sont par ailleurs susceptibles d’apparaître à tout moment, c’est-à-dire tout au long de la carrière d’une personne. Et elles peuvent recouvrir des multiples formes : choix de fournisseurs, embauche de collaborateurs, sélection d’un expert… Il est donc tout simplement impossible d’en dresser une liste exhaustive.
Nous vous conseillons d’identifier les situations de conflit d’intérêts pouvant impacter l’activité de l’entreprise, puis d’élaborer une politique de prévention des conflits d’intérêts adaptée aux besoins et spécificités de celle-ci (secteur d’activité, structure, gouvernance, etc.).
L’identification des situations de conflit d’intérêts nécessite de porter une attention particulière aux :
- Personnes à risque et fonctions sensibles : il s’agit d’identifier les personnes exposées au risque de conflits d’intérêts en recherchant comment celles-ci pourraient favoriser leurs intérêts personnels au détriment de ceux de l’entreprise.
- Processus sensibles : prendre en compte dans cette identification une analyse des processus sensibles sur lesquels on est susceptibles d’identifier des conflits d’intérêts : achats, RH, mécénats et sponsoring, etc.
- Situations à risque : l’identification des situations à risques permet d’apprécier de manière objective et collégiale les possibles conflits d’intérêts et de les gérer le cas échéant.
- Opérations à risque : il s’agit d’effectuer une analyse des opérations susceptibles de faire naître des situations de conflits d’intérêts (Business Development, opérations de fusions-acquisitions…)
L’ensemble de ces travaux peut faire l’objet d’une cartographie spécifique aux conflits d’intérêts ou être intégrés dans la cartographie des risques de corruption et de trafic d’influence ou encore dans la cartographie des risques opérationnels.
