L’évaluation des tiers est un sujet essentiel, en particulier à la lumière des lois anticorruption, comme la loi Sapin 2 en France, et des devoirs de vigilance en matière de responsabilité sociétale des entreprises (RSE).
Comprendre l’évaluation des tiers
« L’évaluation des tiers » (vous entendrez parfois aussi le terme « due diligence ») désigne l’ensemble des vérifications qu’une organisation effectue avant d’engager une relation contractuelle ou commerciale avec un tiers (partenaire, sous-traitant, fournisseur, donneur d’ordre, client, partenaire, acheteur, vendeur, etc.) afin d’identifier les risques liés aux droits humains, aux libertés fondamentales, à la santé-sécurité des personnes, et à l’environnement, ainsi que les risques éthiques d’une société, de son management, son actionnariat, son passé médiatique et judiciaire, les soupçons de fraude, blanchiment d’argent, corruption, sanctions…
Pourquoi est-ce important ?
- Avant toute chose, pour prévenir tout risque de corruption : l’évaluation des tiers permet d’identifier les tiers potentiellement exposés à des risques de corruption et de prendre des mesures préventives pour les atténuer.
- L’évaluation des tiers doit impérativement faire partie de votre programme de conformité. En ayant une procédure d’évaluation des tiers documentée et en mettant par exemple en place des questionnaires, vous allez pouvoir documenter votre démarche.
- Pour être acteur dans votre démarche RSE : la loi Sapin 2 et le devoir de vigilance s’inscrivent dans une démarche plus large de responsabilité sociétale des entreprises. L’évaluation des tiers contribue à la promotion de pratiques commerciales responsables, à la transparence et à l’éthique. Votre démarche sera appréciée par l’ensemble de vos parties prenantes. Ne voyez plus cela comme une contrainte, mais comme une vraie valeur ajoutée.
Quels sont les points de vigilance ?
Avant d’entrer en relation avec un tiers (que celui-ci soit français ou étranger), les points de vigilance portent, a minima, sur les aspects suivants :
- La réputation du tiers.
- La solidité financière du tiers.
- Les vérifications sur la transparence de l’actionnariat, ainsi que celle des comptes, lorsque le tiers est une personne morale.
- La politique de conformité du tiers concerné.
- En fonction du pays d’appartenance du tiers, la législation anticorruption en vigueur.
- L’absence de conflit d’intérêts.
Comment évaluer ses tiers ?
C’est votre cartographie des risques qui va vous aider à mettre en place une procédure d’évaluation des tiers qui soit adaptée pour votre organisation. Voici néanmoins nos recommandations :
- Commencez par sensibiliser les équipes concernées par l’évaluation des tiers (les équipes achats, les commerciaux, etc.) de façon à accroitre leur vigilance et leur permettre de repérer les situations à risque.
- En fonction des risques propres à votre organisation et votre secteur d’activité, mettez en place des questionnaires.
- Lorsque cela est nécessaire, n’hésitez pas à avoir au recours au screening et aux enquêtes poussées sur le terrain.
Pourquoi des questionnaires internes et des questionnaires externes ?
Chez Data Legal Drive, nous recommandons grandement ces deux types de questionnaires. Nous proposons d’ailleurs de nombreux templates à nos clients. Nous vous expliquons pourquoi :
Les questionnaires internes
Les questionnaires internes sont un premier pas crucial dans l’évaluation des tiers, en particulier dans le contexte de la lutte contre la corruption. Ils sont utiles et nécessaires pour plusieurs raisons :
- Responsabiliser les équipes concernées qui vont justifier du choix de ce tiers. Pourquoi ce sous-traitant plutôt qu’un autre ? Est-ce qu’un client vous force la main ?
- Identifier de potentiels conflits d’intérêts, que ceux-ci concernent vos collaborateurs ou un lien éventuel entre le client et le consultant choisi / imposé par exemple.
- Faire de la conformité un sujet d’entreprise : en faisant participer activement d’autres collaborateurs à l’évaluation des tiers via ce questionnaire interne, vous allez promouvoir la culture éthique.
Les questionnaires externes
Les questionnaires externes sont tout aussi importants. Ils sont conçus pour évaluer les tiers eux-mêmes.
Lorsque vous travaillez avec un tiers, il est essentiel de s’assurer qu’ils sont eux-mêmes engagés dans la lutte contre la corruption. Les questionnaires externes permettent de recueillir des informations précieuses pour évaluer l’intégrité de vos parties prenantes.
