Pourquoi utiliser un logiciel RGPD ?
Digitaliser sa mise en conformité au RGPD à l’aide d’un logiciel comme Data Legal Drive a plusieurs avantages et est créateur de valeur.
Engager son réseau de référents dans la mise en conformité au RGPD
Une plateforme de mise en conformité se veut ergonomique et offre un design engageant. Il sera donc plus facile pour le DPO, d’impliquer les collaborateurs de son organisation dans les actions de mise en conformité.
Accélérer ses processus de mise en conformité
Grâce aux différents modules déroulant les processus de mise en conformité de A à Z, le DPO et ses référents gagnent en efficacité dans leur gestion quotidienne du RGPD. Le système de notifications instantanées, sur le logiciel et par mail, permet à un utilisateur d’être alerté dès qu’une action lui est attribuée, mais permet aussi d’alerter des acteurs qui n’ont pas accès au logiciel (exemple : demander à un chef de projet de remplir une fiche Privacy By Design).
Suivre la progression de la culture RGPD au sein de son organisation
Des modules comme le « Suivi de la formation » ou le « Suivi des contrôles » permettent au DPO de suivre la diffusion de la culture RGPD au sein de son organisation.
Centraliser tous les documents relatifs à sa conformité au RGPD
Une plateforme comme Data Legal Drive permet de centraliser tous les documents de mise en conformité et d’éviter la duplication de lieux de stockage. En cas de contrôle, tous les documents justifiant votre niveau de conformité sont disponibles en un seul lieu, et directement exportables.
Rester informé des évolutions du cadre réglementaire
Pour assurer une conformité au RGPD continue, il est important de rester informé des évolutions du cadre législatif et réglementaire. Afin de répondre à ce besoin, Data Legal Drive met à disposition une veille juridique alimentée de manière régulière par des experts en droit des données et offre un accès direct aux guides, référentiels et délibérations de la CNIL.
Gérer et maîtriser ses risques
Un bon logiciel RGPD doit permettre au DPO de suivre et piloter la conformité de son organisation. Les reportings issus des informations saisies dans les modules du logiciel, offrent une vue d’ensemble des risques sur une ou plusieurs entités, et permettent ainsi au DPO d’identifier des actions de remédiations à mettre en place.
A partir de quand faut-il utiliser un logiciel RGPD ?
Un logiciel RGPD intègre, par nature, l’ensemble des processus à mettre en oeuvre pour sa conformité au RGPD, et notamment :
- Les registres des activités de traitement
- Les analyses de nouveaux projets (Privacy By Design)
- La gestion des exercices de droits
- La gestion des violations de données
- La gestion de la documentation nécessaire à la démonstration de sa conformité (Accountability)
L’adoption d’un tel logiciel s’avère donc être un indispensable pour accélérer et optimiser sa mise en conformité, et éviter la multiplication de processus artisanaux par mail, fichiers Excel et autres espaces de partages.
Il n’est donc jamais trop tard pour acquérir un logiciel dédié et améliorer ses processus.
Toutefois, il est recommandé de ne pas tarder ! Plus les processus déployés en dehors d’un logiciel sont avancés, plus il sera long et complexe de les intégrer à un logiciel (reprise des données, adaptation des procédures, formations des équipes à l’utilisation de l’outil, etc…).
N’hésitez pas à demander, au plus tôt, une démo du logiciel DLD RGPD.
16 fonctionnalités indispensables d’un bon logiciel RGPD
Vous souhaitez digitaliser votre mise en conformité au RGPD à l’aide d’un logiciel dédié ? Voici les 16 fonctionnalités indispensables :
11 fonctionnalités pour assurer sa conformité aux exigences réglementaires
- Un registre de traitements en qualité de responsable de traitement.
- Un registre de traitements en qualité de sous-traitant.
- Un registre des exercices de droits.
- Un registre des violations de données.
- Un module permettant de réaliser des Analyses d’impact relatives à la vie privée.
- Le must, c’est lorsque ce module est lié aux traitements. En un clic, un traitement alimente une AIPD.
- Un module permettant de réaliser des analyses en mode Privacy By Design.
- Un module proposant des sessions de sensibilisation.
- Un référentiel des tiers destinataires de données, incluant les clauses et mentions RGPD signées avec ces tiers.
- Un référentiel des logiciels avec lesquels vous travaillez, détaillant leurs mesures de sécurité.
- Une base de modèle de document pour vous aider dans votre mise en conformité (clause de sous-traitants, mentions d’information, politique de confidentialité, etc…).
- Un module mettant à disposition une veille juridique.
5 fonctionnalités pour piloter sa conformité
- Un module permettant de suivre les actions de sensibilisation mises en œuvre au sein de votre organisation.
- Un module éditant des indicateurs afin de piloter vos risques et suivre votre conformité.
- Un annuaire des contacts impliqués dans la mise en conformité de votre organisation (référents RGPD, chefs de projet, etc…).
- Un module permettant de suivre les audits réalisés et à venir au sein de votre entité.
- Un module regroupant tout votre patrimoine documentaire (contrats avec vos sous-traitants, prestataires et donneurs d’ordres, vos politiques de confidentialité, vos résultats d’audits réalisés par des prestataires externes, vos supports de sensibilisation, etc…).
5 arguments pour convaincre sa direction d’acquérir un logiciel de gestion de la conformité au RGPD
L’entrée en application du RGPD en 2018, a poussé les organisations publiques comme privées à lever des ressources de plus en plus importantes pour assurer leur conformité. Leur budget en la matière est pourtant (et malheureusement) souvent limité. Ainsi les directions sont parfois frileuses face à l’idée d’acquérir un énième logiciel de gestion.
Pourtant, en matière de protection des données, les DPO/Délégués à la Protection des Données, et personnes en charge de la conformité au RGPD ont conscience que le recours à un logiciel s’avère être indispensable pour accompagner et accélérer la mise en conformité.
Pour les aider, DLD propose la liste des 5 arguments phares pour convaincre sa direction d’acquérir un logiciel de conformité au RGPD :
Réduire les coûts !
- Les logiciels de conformité RGPD sont en général proposés en mode SaaS.
Adieu les dépenses liées à l’installation, la maintenance et l’hébergement. Une fois que le déploiement est réalisé, les évolutions techniques et celles liées aux changements juridiques sont inclues et n’engagent, en principe, aucun frais supplémentaire.
- Tous les pans de la conformité sont prévus par un module dédié dans un seul et unique logiciel.
Il n’est donc plus nécessaire de multiplier les outils pour gérer les différents processus et analyses (ISP, privacy by design, logiciel d’analyse de risques et analyse d’impact, GED, logiciel de gestion des incidents, etc…)
- La veille juridique et la documentation pratique est inclue.
Il n’est donc plus nécessaire de s’abonner aux différents médias et éditeurs de contenus juridiques dédiés à la protection des données.
Industrialiser sa conformité au RGPD
- Un logiciel RGPD permet la concentration, sur une seule plateforme, de la gestion de chacun des processus liés au RGPD.
En effet, de nombreux processus doivent être mis en œuvre : gestion des exercices de droits, gestion des violations de données, analyses des nouveaux projets (privacy by design), maintien du registre des traitements, ou encore traçabilité des actions. Cette concentration permet aux parties prenantes (DPO, référents, juristes, etc…) de ne plus perdre de temps sur la forme, mais de se concentrer sur le fond, c’est-à-dire sur des tâches à valeur ajoutées.
- La conservation et le partage, entre les parties prenantes des documents liés à la conformité est centralisée.
Il n’est plus nécessaire de stocker la documentation dans des multiples serveurs internes, espaces de stockage sauvages ou espaces partagés, et de risquer de ne pas être en mesure de la retrouver lorsque nécessaire.
Suivre l’avancement du projet
- Les logiciels RGPD permettent le calcul automatique d’indicateurs (KPIs) permettant au DPO de suivre l’avancement de ses travaux et des tâches de ses éventuelles équipes (référents, etc…)
Ces indicateurs, chiffrés et sous formes de graphiques, permettent également au DPO de rendre compte facilement de l’avancement du projet à sa direction. Il n’est donc plus nécessaire de passer des heures à créer formules et graphiques sur son tableur, ou autres présentations Powerpoint.
Démontrer sa conformité
- Un logiciel RGPD permet d’extraire rapidement et aisément tous les éléments nécessaires à la démonstration de sa conformité.
L’accountability est une obligation centrale du RGPD : chaque organisation doit être en mesure, à tout moment, de prouver sa conformité à l’autorité de contrôle. En cas de contrôle ou d’audit, réunir toutes les informations nécessaires à la démonstration de sa conformité est une épreuve qui peut s’avérer complexe et chronophage. Les fonctions de visualisation et d’export d’un logiciel RGPD permettent de faciliter cette démarche et de raccourcir les délais.
Par ailleurs, lorsqu’une organisation montre à l’autorité de contrôle qu’elle a acquis un logiciel de conformité au RGPD, c’est déjà un témoin important dans la démonstration de sa volonté à se conformer efficacement à la règlementation.
Impliquer ses équipes
- Adopter un logiciel RGPD permet de rassurer les parties prenantes (référents, juristes) et les différentes équipes concernées (IT, DSI, SSI, Marketing, Achats, etc…) qui n’auront pas à perdre du temps dans des processus décentralisés basés sur des fichiers Excel ou des échanges de mails.
Le logiciel leur facilite la tâche en les guidant, étape par étape, dans les différentes tâches qui leurs incombent et évite ainsi la multiplication des questions auprès du DPO.
Ces 5 arguments sauront sans doute convaincre toute direction à acquérir un logiciel. Si ce n’est toujours pas le cas, en dernier recours, il faut leur proposer une démo de DLD RGPD. Pour en demander une, c’est par ici.
